Como encontrar um bom agente de viagens para negócios?

Como encontrar um bom agente de viagens para negócios?

Se você nunca considerou ter agente de viagens corporativo para ter consultorias, algum especialista para fazer pesquisas sobre as melhores passagens e serviços de reserva, sua empresa pode estar perdendo tempo e produtividade!

Podemos dizer isso porque os agentes de viagens de trabalho acabam cuidando de todo planejamento dessa ocasião levando em consideração todas as políticas corporativas de viagens.

Dessa forma, além de garantir que as viagens de negócios da sua empresa sejam realizadas da maneira mais tranquila possível, o conforto e a segurança dos funcionários em viagem são preservados.

Outra vantagem de ter apoio de pessoas especialistas é a redução de custos, já que o agente encarregado por planejar uma viagem corporativa vai encontrar os melhores preços e condições para realizá-la sem perder tempo – enquanto um colaborador da empresa inexperiente demoraria dias para finalizar todo o roteiro.

Agora que já exploramos alguns benefícios de contratar agente de viagens corporativas, você já deve estar interessado em saber como desfrutar de tudo isso.

Continue acompanhando para não perder nenhum detalhe sobre isso!

O que faz um agente de viagens de negócios?

Além de facilitar todas as etapas mais burocráticas do planejamento das viagens corporativas regulares, o agente de viagens para compromissos do trabalho também pode ajudar sua empresa a organizar viagens de grupos maiores para eventos (como os que são feitos para formação de equipes, grandes reuniões importantes e também convenções).

Ou seja, é um apoio extremamente conveniente, porque presta todo o suporte para qualquer deslocamento que os  funcionários fazem pela empresa.

Isso evita que os próprios colaboradores em viagem sejam obrigados a se envolver nos processos necessários para conduzir o roteiro e minimiza consideravelmente as chances de imprevistos.

Falando diretamente sobre as atividades que um agente de viagens corporativo está encarregado, podemos citar as seguintes ações:

  • Procurar as melhores tarifas aéreas e reservar as passagens;
  • Reservar dormitórios em hotéis (de preferência corporativos para oferecer uma estrutura compatível às necessidades da viagem);
  • Analisar qual a melhor forma de deslocamento de acordo com os compromissos e considerando a distância do hotel e do aeroporto (alugar carros, contratar vans, usar táxis etc);
  • Traçar todo o roteiro da viagem conciliando horários dos compromissos, passagens e refeições sem atrasos;
  • Orientar os colaboradores ao longo do trajeto (especialmente em casos de acontecimentos inesperados).

Notavelmente o funcionário não precisa se preocupar em fazer planos de viagem enquanto cumpre com suas outras responsabilidades do trabalho e ainda vai viajar sob as melhores condições (inclusive para a empresa).

Um agente de viagens que faz parte de uma empresa especialista em gestão de viagens corporativas pode ajudar ainda mais com as parcerias feitas com redes hoteleiras, restaurantes e outros estabelecimentos.

Unindo tudo isso à sua experiência profissional, é certo que o agente vai garantir uma viagem segura e completa aos seus funcionários. 

Por sua vez, sua empresa também evitará gastos excessivos (mesmo que a maioria dos não “excessos” não sejam intencionais). 

Quando contratar um agente de viagens?

Se o seu negócio precisa enviar representantes a outras regiões com muita frequência, o ideal é ter uma parceria constante com empresas de agentes de viagem.

No entanto, também é possível fazer tratativas pontuais.

Por que procurar um agente de viagem para empresas?

Como foi mencionado, dentre todas as vantagens que os serviços dos agentes de viagens podem oferecer, as que se destacam são: mais agilidade no processo de planejamento e menos gastos.

Confira!

Gastar menos e ter mais segurança

Para se ter ideia, de acordo com um estudo realizado pela American Society of Travel Agents (Asta),  o agente de viagem é responsável por reduzir quatro horas de um planejamento feito por pessoas sem experiência e economizar cerca de US$ 452 por viagem às empresas dos Estados Unidos.

Quer saber como isso é possível? Muitas pessoas acabam adquirindo passagens aéreas, fazem reservas de hotéis e fecham pacotes por meio de pesquisas virtuais rasas, sem ter tanta informação sobre “o outro lado” da história.

Mesmo que encontrem promoções e cotem diferentes fornecedores para cada ação,  essa não é a melhor escolha para seu bolso, porque as altas taxas de serviço são desconhecidas por pessoas que não atuam na área.

Confira um exemplo: quando uma empresa vai comprar passagens aéreas saindo do  Rio de Janeiro com destino a Florianópolis pelo preço de R$ 456.

Acredite se quiser, mas R$ 360 desse valor é só para a tarifa cobrada pela companhia áerea. Do restante,  R$56 são direcionados para impostos e R$ 40 paga a taxa de serviço da OTA (serviço online).

Conseguiu perceber que ao comprar online você paga uma taxa que faz a passagem custar 11% da tarifa aérea?

E a boa notícia vem agora: fechando esse mesmo serviço com agentes de viagens, essa taxa de serviço custa entre R$ 15 e R$ 30.

Os outros valores (tarifa aérea e impostos) são fixos.

Supondo que o agente de viagem cobre R$ 20 por seu serviço, o valor custaria  metade da porcentagem cobrada pela OTA (que seria 5,5% sobre o valor dessa suporta tarifa aérea).

Na hipótese da sua empresa trabalhar com viagens frequentes e tiver que comprar cem passagens com esse trecho nessa margem de preço, comprando com agente de viagens você consegue economizar um  total de R$ 2 mil só por diminuir o valor das taxas.

Além disso, quando você compra passagens online, ainda precisa fechar outros serviços por fora – como seguros de viagem.

Fechando com um agente, você tem acesso a contração de seguro tendo a análise de alguém que entende de cotação e tudo mais que precisar providenciar para as viagens.

Mais agilidade no desenvolvimento do planejamento

O processo de planejar viagens costuma ser longo e demanda uma atenção especial para lidar com várias burocracias – sem falar das diversas pesquisas que são feitas até finalizar a organização da agenda sem esquecer nenhum compromisso e nem dos intervalos necessários para conforto dos viajantes..

Considerando essas informações, vale a reflexão: quanto vale o seu tempo e o tempo dos funcionários de sua equipe para ter que pensar em cada detalhe de uma viagem a trabalho

Ficou muito mais caro, não é mesmo? Além de investir tempo e não aproveitar os benefícios financeiros de ter um agente fechando tudo para você, tentar organizar uma viagem manualmente e sem orientações é algo claramente desvantajoso.

Suporte e orientações de profissionais experientes

Certamente o agente de viagem é o profissional ideal para assumir a responsabilidade de fornecer assessoria completa para sua empresa sempre que tiverem compromissos externos.

Isso garante mais tranquilidade para quem contrata um consultor especializado em gestão de viagens, mas também melhora muito a qualidade de vida dos profissionais que antes estavam cuidando dessa tarefa e dos que participarem da viagem.

Ou seja, por ter alguém para fazer a gestão das viagens, controlar orçamentos, fazer acordos com fornecedores de serviços indispensáveis ao longo da viagem,  sua empresa tem todo o auxílio necessário com essa questão e ainda desfruta da certeza de ter feito o melhor negócio.

Pesquise por empresas especialistas em gestão de viagens corporativas

Ainda que muitos gestores tentem lidar com essa demanda internamente, já deu para perceber que a melhor forma de planejar uma viagem com finalidades de trabalho com um agente profissional é pesquisando por empresas/agências desse ramo.

Existem diferentes opções no mercado. Basta analisar os seus diferenciais prometidos ao longo da sua busca e entrar em contato com as que mais te interessam para viabilizar as melhores formas de dar início a parceria.

A Portão 3, por exemplo, está nesse mercado com o intuito de oferecer uma experiência além das suas expectativas.

Garantimos excelência em todos os nossos serviços disponibilizados e honramos nosso compromisso de simplificar as viagens corporativas da sua empresa.Saiba mais sobre nossos serviços acessando o site da Portão 3 e acompanhe nossos conteúdos no blog para conhecer mais sobre o universo corporativo.

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