Como calcular ajuda de custo para os diferentes tipos de modelos de trabalho

calcular ajuda de custo

A ajuda de custo é uma quantia utilizada especificamente para custear gastos que um funcionário tem, sem que o mesmo precise fazer prestação de contas à empresa sobre o que foi feito com o dinheiro. Ou seja, é uma dinâmica diferente do reembolso de despesas e do pagamento corporativo.

Isso quer dizer que o funcionário que recebe ajuda de custo mensal pode usar tais recursos como julgar necessário. No entanto, assim que um (a) profissional é contratado (a), a empresa deve estabelecer um acordo bem definido e aceito pelas duas as partes – já que o empregador deverá arcar com tais despesas determinadas nos contratos de trabalho. 

Essa ajuda de custo serve para proporcionar melhor qualidade de vida aos funcionários, bem como mantê-los interessados na vaga disponível em uma empresa. Dessa forma, os funcionários têm suporte para exercer suas atividades dentro e fora de um lugar comum para trabalho. 

Mas como chegar a um valor para dedicar a essa quantia? A empresa deve fazer um cálculo, o qual vai depender de algumas informações do modelo de trabalho (que pode ser CLT presencial, CLT home office ou PJ).

As variações de custo acontecem como no caso de viagens a trabalho, mas os acertos de pagamento não se limitam a reembolso ou adiantamento. 

Quer entender melhor? Então, continue acompanhando! Estamos aqui para esclarecer suas dúvidas e auxiliar em processos de pagamento da sua empresa para que tudo aconteça da forma mais fluida possível.

Confira agora as principais diferenças entre os modelos de trabalho e seus benefícios!

Como funciona a ajuda de custo em modelo CLT?

No caso de profissionais que trabalham sob regime CLT, a ajuda de custo é repassada para que o colaborador consiga cobrir despesas usando outros recursos além do salário – sejam essas despesas relacionadas a circunstâncias definidas pelo próprio empregador ou existam por causa de alguma mudança de local de trabalho.

Dá para entender o termo “ajuda de custo” como os benefícios pagos paralelamente ao salário, como também uma ajuda longe da natureza salarial. Sendo assim, pode ser uma única parcela de natureza indenizatória (a qual existe para ressarcir o colaborador por seu desempenho na empresa).

Entende-se, então, que este recurso é usado como uma forma de reembolsar o funcionário por custos que o mesmo tem para trabalhar ou para lidar com a mudança para o novo local de trabalho se a empresa for de outra cidade, estado ou país.

Essa ajuda de custo costuma ser usada para custear necessidades como as que são levantadas nas diárias de viagens corporativas, por exemplo. 

Uma estratégia interessante de facilitar essa transação é liberar um cartão corporativo para cada funcionário que deve receber ajuda de custo.

Saiba o que a lei diz sobre ajuda de custo para CLT

A CLT (Consolidação das Leis de Trabalho) tem um regimento bem claro e objetivo sobre a ajuda de custo: é uma quantia usada com o objetivo de cobrir despesas de funcionários resultantes da mudança do local de trabalho, fixa ou temporariamente.

No Artigo 457 da CLT está definido que “as importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.” 

E a reforma trabalhista diz o seguinte sobre a ajuda de custos:

  • Ideal para compensar os gastos feitos pelo próprio colaborador em causas relacionadas a transferência a trabalho;
  • Ainda que o valor da ajuda de custo seja maior que a remuneração mensal (salário), deve ser paga de uma vez, sem atrelar esse dinheiro ao salário dos colaboradores;
  • A ajuda de custo é obrigatória e a organização deve isso ao funcionário que precisa se deslocar.

Como funciona a ajuda de custo para home office?

Com a chegada da pandemia, todos que podiam trabalhar remotamente migraram correndo para o home office. Por consequência, muitas empresas adotaram o modelo de trabalho como algo fixo ao invés de temporário por respeito ao isolamento social.

Vendo que as equipes continuaram funcionando bem e que a empresa continua se expandindo, não tem motivos para se prender aos outros modelos de trabalho que podem fazer mais sentido para uns e menos para outros.

Na Lei nº 13.467 é possível conferir as regras principais do home office e, bem como suas  implicações legais. 

Segundo com o artigo 2º da CLT, a empresa deve obrigatoriamente arcar com as despesas relacionadas às atividades de trabalho. 

“As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito.” – Art. 75-D

Isso quer dizer que, de acordo com o sistema atual de trabalho, o valor investido para fins profissionais (insumos) no modelo home office devem ser pago pela própria empresa. Porém, mesmo que alguém jurídico prometa fazer tal distribuição, é extremamente importante e indispensável considerá-la para retomar ou manter o patamar pré-pandemia (caso não tenha trabalhado com o modelo home office antes).

Mas essa é uma decisão que deve ser tomada em conjunto e registrada, então, no acordo entre empresa e funcionário remoto para firmar uma parceria igualmente favorável para os dois lados.

Como funciona a ajuda de custo para profissionais do modelo PJ?

Para trabalhar com funcionários que optam pelo modelo de contrato PJ, a empresa precisa seguir sua própria política.

Caso ainda não tenha definido regras gerais para contratos com PJ ‘s, já está mais do que na hora. Defina cláusulas de responsabilidades da empresa e do colaborador, bem como seus direitos e algumas orientações.

Isso pode variar muito de empresa para empresa e também das preferências do (a)  funcionário (a) em questão! Por exemplo, existem empresas que não oferecem nada além de comissões para o colaborador PJ. No entanto, também é possível encontrar casos de pessoas que negociam salários mais baixos para ter alguns benefícios não incluídos no modelo PJ tradicional (como a ajuda de custo).

Para esclarecer, a empresa contratante não tem obrigações legais com atendimentos modelo PJ, a não ser nos casos que estipulem suas próprias regras no documento que foi feito para legitimar a relação entre as pessoas jurídicas. 

De forma geral, esse tipo de contrato não costuma incluir nenhum benefício específico, somente os valores pagos pelos serviços contratados.

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