Alimentação em viagens corporativas: como administrar os gastos

alimentação em viagens corporativas

Assim como nas viagens de lazer, uma das maiores preocupações nas viagens corporativas deve ser a alimentação.

Os viajantes que estão cumprindo com demandas externas e representando a empresa em outras regiões precisam receber o suporte em todos os sentidos, especialmente no que se trata de uma necessidade básica. 

Como nem sempre é possível fazer todas as refeições no hotel por questões de logística, é preciso pensar em maneiras alternativas de garantir que sua equipe esteja bem amparada e não deixe de se alimentar por falta de tempo ou de recursos.

Mas como garantir que o planejamento de viagens corporativas seja útil para limitar gastos com essa questão para que não sejam excessivos e nem se tornem prejuízos?

O uso de cartão de crédito corporativo para alimentação, por exemplo, pode ser um dos fatores muito interessantes para a gestão financeira da empresa.

Essa ferramenta pode trazer diversos benefícios para as organizações, já que podem facilitar a prestação de contas e evitar reembolso na volta da viagem – o que pode ser  desgastante tanto para os gestores quanto para os colaboradores.

Assim como o benefício refeição, o cartão corporativo como utilitário para alimentação tem sido um grande aliado de profissionais responsáveis por planejar viagens de trabalho, além de proporcionar mais segurança e praticidade para todos os envolvidos.

Esse é um dos serviços disponibilizados nos planos da Portão 3. Se quiser saber mais sobre isso, continue acompanhando esse conteúdo!

Cartão de crédito corporativo para viagens: como funciona?

O cartão de crédito corporativo da Portão 3 tem a finalidade de controlar os gastos de uma viagem corporativa, tendo as mesmas funções de um cartão de crédito normal, porém, completamente configurável para as políticas de uso da empresa..

Ou seja, seu uso cobre gastos do colaborador – sejam eles relacionados à almoço de negócios, jantares e outros gastos necessários para as viagens. 

Com esse recurso, a empresa pode, por exemplo, configurar um limite diário de alimentação para cada dia da viagem. O cartão terá o saldo programado apenas por esse período e será aceito apenas em restaurantes e mercados..

Além disso, usar o cartão corporativo durante o deslocamento permite que o colaborador tenha maior segurança e não precise dispor de seus próprios recursos, além de facilitar a conciliação e reduzir oportunidades de fraude.

Vantagens do cartão de crédito corporativo para viagens pela empresa

Confira outras vantagens que irão te convencer de usar o cartão de crédito corporativo para gastos com alimentação nas próximas viagens a negócios da sua empresa.

Não é preciso andar com dinheiro e nem com cartão físico

Os colaboradores que viajam pela empresa acabam tendo que lidar com muitos compromissos e tem uma rotina bem diferente da que seguem quando não estão viajando. Portanto, é importante que a empresa se preocupe em garantir a segurança com relação ao dinheiro, e isso deve estar em primeiro lugar.

Viagens com curtas ou longas distâncias podem acabar colocando os colaboradores da sua empresa em risco, especialmente quando precisam carregar grandes quantias de dinheiro em um lugar que não conhecem. 

A melhor solução é simplificar! O cartão de crédito evita que o colaborador seja visado por criminosos ou que o mesmo acabe perdendo dinheiro por algum motivo.

Maior controle do fluxo de caixa das viagens

Quando os gastos da viagem corporativa são limitados e estão vinculados a uma conta da empresa, fica mais fácil controlar o fluxo de caixa, porque é possível analisar as transações feitas pelo colaborador.

Uma vez que os dados estão claros e justificados na própria conta do cartão, evita-se   perder tempo tendo que sinalizar o quanto foi gasto com a alimentação e as outras operações.

Mais praticidade para todos os envolvidos

A praticidade é uma das vantagens mais atraentes para o gestor, dado que não será necessário fazer reembolso  na volta da viagem.

Por outro lado, para o colaborador, tudo fica mais simples e rápido na viagem (sem ter que desembolsar seu próprio dinheiro no momento das despesas, sem ter que guardar todas as notas fiscais para a prestação de contas e nem aguardar o prazo da política de viagens da empresa para receber reembolso.

Amplia as chances de sucesso com o planejamento financeiro

O planejamento de viagens por si só já é muito importante. Quando se fala em planejamento financeiro, então, fica ainda mais sério o assunto.

Isso acontece porque este é um passo de extrema importância nas viagens corporativas.

Tendo um planejamento financeiro mais assertivo, você consegue aproveitar da possibilidade de definir com exatidão todos os gastos de uma viagem a negócios – os quais são estipulados no cartão e respeitados pela equipe. 

Utilizar o cartão e acompanhar como o valor destinado a esses deslocamentos também é uma fonte de análise para saber onde se pode diminuir custos e aperfeiçoar ainda mais a gestão de recursos da empresa.

Alcançar mais resultados positivos com as viagens da empresa

Usar o cartão corporativo para alimentação pode trazer resultados bastante positivos para a empresa, porque vai proporcionar mais segurança e evitar situações de desconforto (antes e depois da viagem). 

Dessa forma, os colaboradores se sentem mais valorizados na empresa e serão mais produtivos em suas respectivas tarefas. 

Consequentemente, todas essas vantagens vão implicar em mais resultados positivos para a empresa, principalmente com a economia de tempo e dinheiro.

Dicas da Portão 3 para usar o cartão corporativo para alimentação

A Portão 3 é uma empresa especializada em gestão de viagens corporativas e podemos continuar te ajudando a garantir que seus colaboradores vão chegar a vários destinos para realizar negócios com tranquilidade, conforto e segurança. 

Inclusive, com base em nossa experiência, levantamos algumas dicas de controle de gastos com o cartão corporativo. Confira a seguir:

  • Especifique todas as possíveis regras de utilização do cartão em sua política de viagens corporativas, evitando assim o descontrole nos gastos;
  • Crie um registro de gastos em relatórios que possam ajudar a empresa a ter total conhecimento do que está sendo proporcionado pela organização;
  • Monitore os gastos regularmente para repreender colaboradores por tudo que é desnecessário e evitar surpresas no final da viagem.

Se quiser mais facilidade e otimização em todas as responsabilidades da gestão de viagens, conte com a Portão 3! 

Como uma agência de viagens corporativas, temos toda a estrutura necessária para te ajudar nessa missão, oferecendo soluções e orientações que podem render benefícios para sua empresa. Você pode saber mais sobre isso acessando nossos site ou conferindo outros de nossos artigos – como, por exemplo, “Quais são os diferenciais de contratar uma agência de viagens corporativas?“.

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