Saiba como calcular despesas de viagens a trabalho

como calcular despesas de viagens a trabalho

Depois de passar algum tempo sem as viagens corporativas, muitas pessoas perceberam o quão importantes elas são para as empresas, ao ponto de não serem substituíveis (mesmo que os recursos digitais poupem alguns gastos).

Além de servir como uma conexão entre a empresa com fornecedores, clientes e parceiros, a viagem funciona como uma estratégia de expansão para desenvolvimento da organização.

Sabendo que as viagens de negócios são necessárias, é preciso considerar algumas formas de otimiza-las – como, por exemplo, encontrando maneiras de diminuir gastos.  

A questão é que na maioria dos casos, as empresas não têm um profissional especialista para cumprir com essa função em seu quadro de funcionários – o que acaba gerando problemas porque colocam um colaborador com outras obrigações para planejar viagens. 

Por consequência, as viagens por empresas acabam representando um dos maiores gastos dentro das companhias. Isso foi comprovado pela Associação Latino Americana de Gestores de Eventos e Viagens Corporativas (ALAGEV). 

Dá para acreditar que no ano de 2019, mais de R$75 bilhões foram gastos com viagens corporativas aqui no Brasil?

Percebemos que, quando os recursos disponibilizados para viagens não são calculados de maneira que deveriam, acabam trazendo prejuízos para o caixa da  empresa – mesmo quando a razão da viagem seja expandir a média de lucros.

O que fazer para reverter o caso? Como atender a necessidade de uma viagem sem gastar mais do que deveria? 

Existem algumas alternativas interessantes e ações necessárias para isso. Será preciso estudar todas as etapas da viagem para buscar formas de cumprir com as obrigações do trajeto sem grandes gastos além do planejado. 

Ou seja, é preciso que o cálculo das despesas se encaixe com a gestão financeira compatível com o planejamento.

Diante dessas informações, você saberia como calcular as despesas das viagens a trabalho? Neste conteúdo de hoje, nós queremos te ajudar a calcular despesas de uma viagem corporativa da melhor maneira possível e também apresentar dicas para diminuir os custos essenciais. 

Saiba quais são os gastos básicos de uma viagem de trabalho

Assim como toda viagem, os deslocamentos pela empresa implicam em alguns gastos essenciais, como transporte, alimentação, hospedagem, seguro viagem e alguns outros custos.

Essa é uma questão bem delicada, porque são esses gastos que podem sair do controle. É por isso que há necessidade de um bom planejamento de viagens corporativas, além de uma política sólida para reembolsos ou adiantamentos (depende de como sua empresa opera).

Como tudo isso é definido com antecedência, os colaboradores vão saber as regras que precisam seguir e há mais segurança para os gestores de finanças que aprovam os orçamentos disponíveis para as viagens.

Quais as vantagens de ter uma política de viagens para definir esses gastos?

A política de viagens de uma empresa geralmente define as regras para reembolsos aos funcionários depois de uma viagem ou, se for o caso, cobrá-los de despesas não previstas – o que é importante tanto para a companhia quanto para o funcionário que viaja. 

Sendo assim, fica mais fácil evitar erros que podem envolver/comprometer o dinheiro da empresa.

Como fazer o cálculo de despesas da viagem de negócios?

Com a política de viagens, é preciso fazer um cálculo de todos os gastos permitidos para a viagem antes que ela aconteça. 

Essa é uma tática de planejamento, que deve inclusive prever alguns gastos que podem ser necessários em imprevistos durante o período que o funcionário vai permanecer fora pela empresa. 

No entanto, o colaborador deve estar comprometido e disposto a seguir todas as regras internas estabelecidas como garantia da companhia. 

Podemos dizer que essa é a melhor forma possível de direcionar os valores gastos.

Vale dizer que o mesmo vale para os adiantamentos!

Agora que já apresentamos informações importantes sobre este assunto, vamos ao que te trouxe até aqui: o cálculo.

Confira abaixo os principais passos do processo feito para calcular despesas de viagens a trabalho.

1º passo: liste os gastos comuns e seus detalhes 

Lembra que mencionamos algumas despesas básicas e indispensáveis que toda viagem de negócios acaba tendo? Então! A primeira responsabilidade de quem vai calcular esses gastos é fazer uma lista com todos eles, além de também descrevê-los com riqueza de detalhes. 

Segue exemplo:

  • Transporte até o destino – descreva se será necessário custear passagens aéreas, passagens de ônibus ou alugar veículos (além de mencionar qual o custo da possibilidade e apresentar as razões da escolha);
  • Translado até o local de hospedagem – se for o caso de optar por avião ou ônibus, o viajante vai precisar de táxi, Uber ou transporte público para sair do aeroporto/rodoviária e chegar até sua hospedaria. É isso que precisa constar nesse ponto;
  • Diárias de hospedagem em hotel, em pousada ou de casas Airbnb;
  • Custo médio com cada refeição – considerando a alimentação do funcionário desde que o mesmo sai de casa para ir ao aeroporto, rodoviária ou empresa de locação de veículos;
  • Seguro viagem

Bônus: quando for o caso de ser uma viagem para destinos mais próximos e os colaboradores possam usar seus veículos particulares, é preciso definir gastos por quilometragem (combustível, pedágio e desgaste).

Essas despesas precisam estar bem detalhadas para fazer sentido na hora de finalizar o cálculo do custo de toda viagem corporativa. 

Se tiver dificuldades em conseguir fazer essa lista, você pode conversar com os colaboradores que costumam viajar com mais frequência e também analisar alguns relatórios antigos de outras viagens.

Essa base vai possibilitar que você chegue a um custo médio das viagens planejadas a trabalho.

2º passo: defina um valor médio de gastos para cada necessidade

Para chegar a um valor médio destinado a cada uma das necessidades, você terá que avaliar as variações considerando o destino e as atividades do colaborador durante a viagem.

Assim será possível preparar as finanças do negócio para tal deslocamento.

Não deixe de contar com sites de descontos, sugerir estabelecimentos que aceitam o benefício para alimentação (conhecido como vale refeição), pesquise sobre as tarifas dos meios de transporte do local e use seu networking a favor sempre que for possível.

Formalize a média que encontrar e o destino de cada verba para que o colaborador esteja amparado, sabendo exatamente o que fazer.

3º passo: faça uma previsão de quanto será gasto por dia

Colocando todos os valores da etapa anterior em uma planilha, você certamente vai  somar todas as despesas para compreender quanto a viagem a negócios vai custar para sua empresa. 

Depois de agrupar as tarifas, vale a pena dividir o valor final entre os dias que a viagem vai acontecer para ter valores diários. Assim será possível definir limites de gastos.

4º passo: defina um limite para orçamento final 

Até aqui você vai saber quanto o colaborador deve gastar na viagem, mas precisará fixar um orçamento total, levando em conta os seguros e uma reserva de emergência para problemas com o voo ou para estender a viagem, se for necessário.

Todos os gastos do seu orçamento final precisam estar previstos na política de viagens. Isso irá facilitar a aprovação de valores por parte da empresa.

Como encontrar maneiras de economizar em viagens corporativas?

Com os passos apresentados você já sabe o que fazer para calcular o custo de viagem corporativa, certo? Mas o que fazer para economizar?

Existem algumas alternativas diferentes para essa missão! Para ser capaz de cumprir com a política de viagens e ainda conseguir gastar menos, você pode:

  • Buscar parcerias com estabelecimentos comerciais – como restaurantes, hotéis, transportes fretados, entre outros. Isso fica mais viável quando existem destinos visitados com maior frequência;
  • Incentivar funcionários a agir de forma colaborativa, conscientizando-os sobre os valores gastos e até concedendo recompensas para os que conseguirem economizar (desde que a recompensa faça sentido e não se desvirtue dos valores morais da empresa);
  • Contar com uma empresa que possa fazer planejamentos e calcular o custo das viagens de negócios realizadas de forma mais eficiente e satisfatória.

Caso opte por ter suporte de especialistas em gestão de despesas corporativas durante viagens, conheça a Portão 3! 

Estamos à disposição para te ajudar a encontrar as melhores soluções para sua empresa. Acesse nosso site para saber mais.

Leave a Reply

Your email address will not be published.