Como organizar contas a pagar e controlar seus pagamentos

contas a pagar

Independentemente de porte ou tempo de mercado, toda empresa precisa ter uma gestão financeira que siga a risco o que é considerado como uma das mais básicas premissas: o controle das contas a pagar.

Para isso, da mesma forma que buscamos seguir para evitar problemas em nossa vida pessoal, tudo que tem relação com a saúde das finanças é extremamente relevante. 

Sendo assim, podemos considerar que tudo deve girar em torno da providência de recursos para organizar e sanar as contas que devem ser quitadas.

Ou seja, saber tudo que deve ser pago por mês (como impostos, fornecedores, parceiros e colaboradores) é tão significativo quanto saber quanto terá de entrada e lucro.

Se tiver interesse em saber como sua empresa pode conseguir manter a organização de todas as contas a pagar e encontrar ainda o equilíbrio de caixa, continue conferindo este conteúdo!

O que considerar como contas a pagar?

Como mencionamos acima, contas a pagar são despesas, obrigações financeiras que a empresa tem. 

Portanto, quando for fazer uma conta do que a empresa precisa para se manter (sem considerar lucros), deve-se considerar aluguel ou financiamento do espaço físico, obrigações fiscais e tributárias, pagamento de funcionários e fornecedores, contas mensais (água, luz, internet e telefone), beneficios concedidos aos colaboradores, produtos de limpeza, manutenção e/aluguel dos equipamentos usados etc.

Basicamente, a equipe de gestão deverá levantar tudo que gera gastos para a companhia, mesmo que sejam custos pequenos.

Qual é a relação estabelecida entre contas a pagar e contas a receber?

Para evitar qualquer tipo de confusão ou falta de organização, vale muito a pena reforçar quais são as diferenças entre contas a pagar e contas a receber.

Se as contas a pagar são uma representação do dinheiro que vai sair da empresa todo mês, as contas a receber representam literalmente o oposto: tudo que a companhia tem a receber de clientes, parceiros e investimentos.

Esse dinheiro recebido virá de acordo com seu tipo de negócio, o que indica que virá por meio de vendas ou pagamentos por serviços realizados. Logo, para manter uma empresa estável financeiramente, as contas a receber devem, no mínimo, cobrir todas as contas a pagar.

Conclui-se, então, que não há um segredo para conseguir ter uma empresa saudável financeiramente. Basta fazer o máximo para garantir que o valor das suas contas a receber será maior do que o valor das contas a pagar.

Saiba o que você deve fazer para organizar sua gestão financeira!

Com base no que foi apresentado acima, vamos às instruções de práticas que vão te ajudar a manter o controle das contas a pagar, afinal, para que isso seja possível, deve haver uma tarefa de rotina que vai evitar prejuízos e problemas judiciais. 

Confira abaixo 4 dicas que podem te ajudar a organizar as contas de empresas (grandes, médias ou pequenas) com mais facilidade:

  1. Atenção com os prazos de vencimento 

Para não gerar dívidas, é interessante classificar a prioridade de seus pagamentos por prazo de vencimento. Sendo assim,  verifique todas as datas de pagamento e faça uma divisão entre as contas de energia, água, imposto, salários, aluguel e internet, por exemplo, porque assim a data de vencimento de cada uma será diferente da outra.

O intuito dessa ação é fazer com que a empresa não fique sobrecarregada no início, no meio ou no final do mês, e nem deixe de fazer os pagamentos sem atrasos.

  1. De preferência, nunca atrase os pagamentos

Sempre que for possível, faça o agendamento de todos os seus pagamentos com antecedência. Dessa forma, será mais fácil evitar problemas como esquecimentos ou perda de prazos.

Com isso, não serão cobrados juros ou multas por atraso no pagamento. 

A antecedência também pode ser vantajosa para o caso de receber descontos. Por exemplo, é possível encontrar fornecedores que dão desconto por pagamentos adiantados.

Além de não gerar mais custos para a empresa, toda organização que paga as contas em dia, consegue provar que o negócio está bem administrado, pois estará assumindo seus compromissos financeiros e tem a chance de pensar no futuro com mais certeza.

Sem falar que a organização das contas a pagar  facilita a conferência de caixa, a ponto de  evitar que os pagamentos sejam feitos em duplicidade.

  1. Lembre-se: quando for necessário, você pode negociar

É óbvio que ninguém quer ficar devendo nada, mas caso seja impossível acertar alguma conta a pagar, você tem a alternativa de tentar negociar. Faça isso o quanto antes na tentativa de evitar multas ou juros de forma descontrolada.

Outro ponto positivo na negociação é garantir a manutenção de seu crédito no mercado. Ao invés de manchar sua imagem e tornar-se um devedor, você vai usar da verdade para resolver problemas e continuar tendo a confiança de quem você precisa pagar.

  1. Nunca, sob nenhuma hipótese, misture os gastos pessoais com os custos da empresa

Essa sugestão pode até parecer muito óbvia, mas várias empresas acabam perdendo o controle das contas a pagar por não separar os gastos pessoais dos gastos para manter o negócio. 

Isso é muito comum principalmente para empreendedores que estão entrando no mercado, porque acreditam que unificando o caixa vão ter um fluxo maior.

Porém, a consequência é bem contrária à tal expectativa. Na verdade, unificando os gastos você vai gerar total descontrole do gerenciamento financeiro. Ir por esse caminho pode ser, inclusive, a maneira de ir rumo à falência. 

Se é algo que já acontece na sua empresa ou na instituição que você toma conta do controle financeiro, tome providências o quanto antes.

Dica bônus: use soluções apropriadas para organizar suas contas!

Quer evitar grande parte dos problemas gerados pela maioria dos empreendedores? Conte com soluções modernas que oferecem diferentes ferramentas automáticas para lidar com as responsabilidades de controlar pagamentos.

Nesse caso, você poderá contar com itens básicos, como lembretes para o pagamento das contas em aberto, e também com recursos mais completos, como automação total da gestão de contas a pagar.

Aqui na Portão 3 você pode ter acesso a um sistema de administração seguro, eficaz e automatizado para lidar com todas as responsabilidades de pagamento. 

Isso também significa que você e sua equipe terão mais tempo para se dedicar de forma criativa a outras necessidades do negócio. Pense bem! A energia e o tempo que hoje são usados manualmente para processos burocráticos podem ser usados em outras ações da administração da empresa. 

E não pense que estamos aqui somente para providenciar o recurso de organização das contas a pagar. Nossos consultores estão à disposição para te ajudar a encontrar soluções para o fluxo de caixa para sua empresa. 

Que tal experimentar os benefícios que oferecemos? Caso precise de mais informações, entre em contato conosco agora mesmo. 

A Portão 3 é a melhor solução para Contas a Pagar de médias e grandes empresas. Converse agora mesmo com um dos nossos especialistas para você saber mais sobre os melhores produtos para uma experiência de gestão financeira mais prática, completa e flexível!

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