5 dicas para otimizar o reembolso dos funcionários da sua empresa

dicas para reembolso

Normalmente o reembolso de viagens corporativas acontece de forma lenta e passa por uma série de burocracias, o que onera o tempo de várias pessoas que compõem diferentes equipes. 

Considerando que este tempo poderia ser melhor investido em ações que rendem lucros, buscar soluções para otimizar o processo favorece a gestão financeira da empresa e aumenta os seus resultados.

Continue acompanhando esse conteúdo para conhecer alternativas que podem te ajudar nessa missão!

O que podemos considerar como reembolso e como conduzir esse processo?

Quando existem equipes de funcionários que geram custos externos — como hospedagens e alimentação, reuniões em ambientes apropriados para receber os clientes, estacionamento, entre outros —, a empresa pode acertar as contas de diferentes formas: ou reembolsando os colaboradores que apresentarem os comprovantes posteriormente, ou adiantando os pagamentos de todas essas despesas.

O reembolso é o método mais comum! Porém, para que seja bem feito, acaba tendo que passar por muitos processos e setores, o que vai impactar diretamente a sua gestão de finanças e outros departamentos da empresa. 

Até que a demanda seja concluída, será necessário produzir diversos relatórios, armazenar recibos e comprovantes, além de registrar tudo que foi feito para distribuir as informações para todas as equipes envolvidas.

Dessa forma, é importante buscar estratégias que promovam o gerenciamento de tudo isso com mais simplicidade e praticidade, até mesmo para evitar dor de cabeça.

Também é importante considerar que a gestão de despesas é um dos fatores mais importantes em um planejamento financeiro corporativo. Se o processo estiver sujeito a erros e limitações do que pode ser feito manualmente, a empresa pode acabar tendo uma série de prejuízos.

Felizmente existem maneiras de manter as finanças em ordem, organizadas e registradas sem margens para falhas ou enganos – o que é essencial para a saúde de qualquer negócio.

É sobre isso que vamos falar a seguir! Confira algumas formas de otimizar o reembolso de despesas para fazer com que a gestão financeira da sua empresa seja mais eficaz, rápida e otimizada.

5 dicas para otimizar o processo de reembolso em sua empresa

  1. Estabeleça uma política de gastos

Se você ainda não desenvolveu uma política de reembolso, comece por aí! Definir regras é primordial para ter controle e organização em qualquer departamento. 

Todos os colaboradores precisam ter conhecimento do quanto podem gastar em uma viagem pela empresa. Ou seja, é preciso discriminar qual o limite monetário para alimentação, para serviços do hotel durante a hospedagem (como lavanderia, por exemplo), para deslocamento, para refeições com clientes etc.

É importante sinalizar também quais são os gastos passíveis de reembolso e quais não serão ressarcidos pela empresa.

Essa política de regras dos gastos corporativos deve ser bem clara, além de planejada e de acordo com a realidade de cada empresa. 

O intuito é desenvolver relações profissionais saudáveis e evitar situações desagradáveis ligadas às despesas fora da empresa.

  1. Desenvolva um processo de reembolso

Quando tiver uma política de gastos corporativos definida, chega o momento de estabelecer o funcionamento do processo de reembolso, mencionando os detalhes de tudo que vai acontecer até que os funcionários sejam reembolsados.

O primeiro passo a ser definido é a comprovação do gasto. Para chegar à definição mais adequada deste tópico, responda às seguintes perguntas:

  • Como o colaborador deve entregar o relatório de despesas? (por e-mail, pessoalmente, em uma planilha ou plataforma digital);
  • Qual o período mínimo para solicitar o reembolso (ou seja, de quanto em quanto tempo o colaborador pode pedir o reembolso – semanalmente, de quinze em quinze dias ou uma vez ao mês);
  • Quem deve aprovar o reembolso?
  • Até quanto tempo depois de apresentar o relatório de despesas o colaborador será reembolsado?

À medida que tiver essas respostas, as mesmas serão úteis para padronizar o processo de reembolso de despesas, de forma que essas informações sejam acessíveis a todos que trabalham na empresa (especialmente aos que participam do processo de reembolso). 

  1. Evite fazer pagamentos sem a apresentação de comprovantes

Todo e qualquer reembolso só deve acontecer mediante a apresentação dos comprovantes que atestam os gastos mencionados no relatório de despesas. 

Essa regra é bem simples, mas fundamental! No entanto, feche qualquer brecha do processo que possibilite perdas de comprovante dos seus colaboradores, porque esse tipo de situação dá abertura para fraudes de ambas as partes.

Por tamanha importância, evite ao máximo o controle manual. É ideal manter o registro e armazenamento de comprovantes de forma segura e 100% confiável.

  1. Todos os relatórios devem passar pelo processo de checagem 

Apesar de ser uma tarefa complexa e cansativa, conferir os relatórios de despesas é essencial para manter as finanças corporativas em ordem.

Não é sobre a confiança conquistada pelos colaboradores. É sobre controle e ordem! Todos os relatórios devem ser checados para que a empresa possa evitar prejuízos maiores do que o tempo dedicado nesta tarefa.

Se quer saber, nem vai custar tanto tempo assim se utilizar as ferramentas certas. Com o avanço da tecnologia, é possível conferir relatórios gerados automaticamente por plataformas que são atualizadas em tempo real e que contabilizam todos os registros necessários para apuração do gasto apresentado. 

  1. Não tenha medo da tecnologia! Use recursos digitais 

Notavelmente a tecnologia trouxe avanços consideráveis para os processos de gestão corporativa, especialmente a financeira.

O que antes era conduzido manualmente, consumindo muito tempo e demandando a atenção que muitos não dedicavam, hoje é resolvido por soluções tecnológicas cada vez mais acessíveis e fáceis de usar.

Fazer registros, analisar relatórios e até pagar pelos reembolsos solicitados… tudo isso pode ser feito por softwares e plataformas digitais, que são soluções muito práticas e seguras.

Buscar esse tipo de solução digital facilita o gerenciamento de custos da sua empresa e agiliza a comprovação de gastos corporativos, promovendo satisfação e qualidade de vida para quem recebe e para quem paga, além de ser a melhor forma de registrar todo o histórico para a própria empresa.

Usar uma plataforma segura que ajude e simplifique a gestão das despesas da sua equipe também pode ajudar a reduzir gastos, já que promove uma administração mais eficaz e organizada, evitando erros e prejuízos.

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