Como a tecnologia e digitalização de processos está gerando impacto na gestão de despesas corporativas?

digitalização de processos

Digitalizar processos é algo que ainda está em desenvolvimento ao longo dos anos, mas essa possibilidade já modificou diversos processos e práticas de nossas rotinas, especialmente quando falamos em tarefas profissionais.

Sendo assim, é normal que os impactos dessa adaptação chegassem aos departamentos financeiros.

Por muitas décadas os processos tradicionais dominam os setores que são responsáveis por tomar conta da gestão de despesas corporativas

É o caso, por exemplo, de quando um colaborador deve fazer uma viagem representando a empresa. Esse profissional deve juntar todos os recibos em papel para eventuais reembolsos e/ou prestação de contas. 

Considerando todos os possíveis problemas que podem acontecer e o aborrecimento gerado por transportá-los, percebemos que esse sistema está ultrapassado. 

Portanto, a digitalização de processos vem sendo a solução para muitas tarefas corporativas e hoje já não conseguimos ver departamentos como marketing, vendas e RH sem processos digitalizados.

Quando se usa uma tecnologia apropriada e desenvolvida para fins específicos, é mais fácil e mais provável alcançar todas as vantagens que os processos mais rápidos podem garantir – a começar pela transparência e segurança. 

Por tudo isso que já observamos, nossa intenção hoje é enaltecer as novas soluções digitais que já estão mudando até a forma como conduzimos a gestão de despesas corporativas. 

Continue acompanhando para saber mais sobre o assunto! Confira abaixo quais são as consequências positivas de ser adepto (a) a essa mudança.

Possibilidade de integrar todo o processo de gestão de despesas

A equipe responsável pela gestão de despesas deve lidar com o registro e monitoramento das movimentações de orçamento para variadas atividades – como eventos internos, reuniões externas com clientes e viagens corporativas.

Com a digitalização, a gestão de despesas amplia as possibilidades de rastreamento, cálculo e definição de limites orçamentários para cada viagem. Dessa forma, percebemos que os processos já estão otimizados, mas ainda há muito o que fazer para aderir todas as modernizações possíveis. 

O problema é que, embora existam algumas tecnologias diferentes e úteis para o setor de gestão financeira, as mesmas não são implementadas da melhor forma (que seria sistêmica). Ou seja, mesmo que sejam utilizadas, ainda ficam aquém de seu potencial. 

Por isso, o desafio das empresas é encontrar soluções capazes de integrar todas as atividades necessárias para a gestão de despesas (como os aplicativos de pagamentos digitais, que tornam o  processo muito mais simples e rápido). 

Processos internos otimizados

A gestão de despesas é uma responsabilidade que pode gerar muitas frustrações e aborrecimentos, tanto para colaboradores quanto para os próprios gestores. 

Inclusive, esses sentimentos são aflorados por causa do tempo excessivamente gasto com processos manuais e complexos, os quais poderiam ser facilmente otimizados com soluções tecnológicas adequadas. 

Se calcular, um colaborador pode gastar uma média de 2 a 3 horas preenchendo relatórios de despesas ao voltar de uma viagem de negócios. E ainda fica pior! Depois de passarem por processos desgastantes, podem esperar até 4 semanas para receber o reembolso total ou parcial dos gastos com a viagem. 

Vale lembrar que essa prática também implica em juntar recibos de papel, o que dificulta mais o preenchimento correto de formulários. Se perder ou sofrer extravio de recibos, os colaboradores acabam tendo que lidar com um desfalque considerável para seu orçamento. Ou seja, a falta de praticidade gera consequências que podem ser graves. 

Ao investir em uma solução digital com ferramentas de prestação de contas, a empresa possibilita a automação dessas ações e evita prolongar processos como reembolsos e adiantamentos de despesas. 

Permite a utilização de mais meios de pagamento 

As tecnologias de pagamentos digitais são fundamentais para lidar com os problemas que já tínhamos e também com a retomada das viagens corporativas após a pandemia. 

O ideal é que todas as empresas tomem cuidado e dediquem uma atenção especial às questões de saúde e segurança dos colaboradores, principalmente quando estão em deslocamento. 

Você provavelmente está se perguntando o que isso tudo tem a ver com meios de pagamento, não é? Pois bem, você já ouviu falar na tecnologia contactless? Essa facilidade permite que os pagamentos sejam feitos com cartões virtuais ou por tecnologia de aproximação. 

Dessa forma, os viajantes podem pagar contas de forma rápida e segura (até com o cartão corporativo), sem que precisem tocar em algo. 

Essa possibilidade de pagar pelo celular ou outro dispositivo móvel também evita a possibilidade de perder ou danificar um cartão físico – o que poderia implicar em custos para a empresa e para o funcionário responsável. 

Conte com a Portão 3 para te ajudar a digitalizar processos de contas a pagar da sua empresa!

Diante de tudo que apresentamos, fica nítido que precisamos não só criar alternativas para substituir o atual modelo de gestão de despesas, mas também buscar soluções que já existem no mercado e são disponibilizadas por especialistas.

Então, acessando o site da Portão 3 você já consegue resolver esse problema. Se você entende e concorda com a possibilidade de usar os meios digitais para lidar com a gestão de demandas dos departamentos financeiros, não pode deixar de falar com nossa equipe ao finalizar essa leitura. 

Nós criamos uma plataforma que permite formas de pagamento sem exigir contato, além de disponibilizar outras ferramentas que vão facilitar muito a gestão de despesas, em especial, a prestação de contas para reembolso. 

Nossas soluções eliminam riscos de fraude e possibilitam a implementação das políticas para garantir gastos dentro dos orçamentos designados para cada viagem corporativa

Assim, os gestores financeiros passam a ter controle absoluto dos recursos disponibilizados aos colaboradores e os processos automatizados evitam ruídos de comunicação, que poderiam gerar problemas de relacionamento.

Os reembolsos também não serão estressantes e nem irão exigir um prazo muito longo para que o colaborador receba o valor. 

Não dá para evitar a digitalização de processos para gestão! Isso já é uma realidade e, felizmente, é algo positivo que a tecnologia proporcionou. 

Pense bem! Investir em soluções certas como as ferramentas que você terá acesso aderindo um de nossos planos é a melhor forma de garantir mais produtividade, eficiência operacional, evitar fraudes, seguir políticas corporativas para viagens e otimizar o dia a dia de todos os profissionais envolvidos. Precisa de mais informações sobre nossa equipe ou nossos serviços? Entre em contato conosco e conte-nos como podemos te ajudar no aperfeiçoamento da gestão das despesas corporativas de sua empresa.

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