O que é fluxo de aprovação de viagens e qual sua importância?

fluxo de aprovação de viagens

Os avanços tecnológicos têm revolucionado o mundo dos negócios e, por consequência, fez com que sua expansão acontecesse de forma cada vez mais rápida. 

Diferente do que se esperava, ao invés dessas inovações limitarem o contato entre profissionais aos meios digitais, os colaboradores e empresários têm feito cada vez mais viagens de negócios

Com o advento da pandemia, os gastos com viagens corporativas estão mais elevados. Portanto, administrar e controlar tais gastos passou a ser o maior desafio e também o objetivo de qualquer fluxo de aprovação de viagens.

Já ouviu falar nesse processo?

Os gestores responsáveis pelas políticas de viagens determinam o que chamamos de fluxos de aprovação das despesas de cada viagem realizada pela empresa – de forma que todo valor investido seja justificado. No entanto, esses valores devem ser  analisados e aprovados antes das viagens.

Essa é a melhor forma de registrar gastos e depois usar esses registros como base para planejamentos de futuras viagens (diminuindo gastos em necessidades como passagens e hospedagens, principalmente).

Entenda porque é tão importante ter uma gestão sólida para viagens corporativas e como utilizar recursos a seu favor.

Saiba mais sobre a importância da gestão de viagens corporativas!

As viagens a trabalho continuam sendo indispensáveis porque são responsáveis por abrir caminhos  novos para as empresas. Só que para isso acontecer, é preciso existir uma boa gestão de viagens. 

O intuito é que tudo saia sempre conforme o planejado e viabilizando a diminuição dos gastos excessivos. 

Trata-se também de encontrar maneiras para atingir os objetivos propostos com a viagem. Assim a empresa consegue usufruir dos benefícios de novos negócios o mais rápido possível.

Vale lembrar que existem diferentes formas de tocar uma gestão de viagens – como o desenvolvimento de estratégias, uso de ferramentas que podem aprimorar o trabalho que seria feito manualmente para planejar a viagem e para registrar as ações do deslocamento. 

Tudo isso implica em investimentos consideráveis para ter um gerenciamento eficaz, desde que a política de viagens seja acompanhada de perto e o desenvolvimento de  ações para garantir o controle mais eficiente das despesas não seja esquecido.

Notavelmente o processo de planejamento de viagens corporativas é consideravelmente complexo e desgastante para profissionais, especialmente quando a equipe de administração é responsável pela demanda – já que suas outras tarefas continuarão pendentes. 

Qual é o cenário mais favorável para a empresa, então? Encontrar maneiras de conduzir uma gestão adequada. 

É importante ressaltar que existem muitos casos de erros em planejamentos por falta de um direcionamento de pessoas especialistas no processo, inclusive o descumprimento de objetivos.

As demandas da gestão de viagens incluem a consideração de oportunidades relacionadas com o motivo da viagem para calcular todos os passos da jornada do colaborador – como transporte, alimentação, passagens e hospedagem.

Para evitar atividades com despesas muito elevadas, é importante planejar cada etapa do deslocamento para alcançar os planos, garantir segurança e conforto aos colaboradores, além de evitar prejuízos ou acidentes durante o processo.

A questão é que todo esse esforço depende do fluxo de aprovação de viagens para que elas aconteçam! Por isso, hoje vamos falar um pouco mais sobre essa etapa pouco explorada.

Por que as aprovações de viagens corporativas são importantes e como agilizar esse processo?

Definir um fluxo de aprovação para viagens corporativas é algo extremamente importante, de fato! É esse processo que vai garantir que as viagens sejam realizadas com qualidade e menor preço.

Quando não é desenvolvido um processo ágil, eficaz e prático para aprovar viagens, corre-se o risco de custos absurdamente caros (a começar pelas passagens aéreas e hospedagem dos colaboradores), já que atender as necessidades básicas de uma viagem com antecedência costuma sair bem mais barato.

Para otimizar e agilizar o fluxo de aprovação das viagens de negócios, o ideal é aprovar somente os pedidos que de fato se enquadram à política de viagens definida na sua empresa – além de considerar a análise e os apontamentos da diretoria de todos os departamentos envolvidos.

Porém, isso é impossível se a política de viagens não for bem detalhada e nem feita com o objetivo de proteger tanto a organização quanto os colaboradores de problemas sérios.

Vale dizer que podem existir exceções à política, contanto que passem pelo crivo do gestor responsável antes que a viagem seja aprovada. 

Como recursos tecnológicos podem facilitar a aprovação dos pedidos de viagens de negócios?

Sabia que existem softwares de gestão de viagens para negócios? Esses programas ajudam profissionais que precisam controlar o fluxo de aprovação de viagens, além de servirem como ferramenta para registro de todos os dados relevantes e permitirem a formulação de relatórios para influenciar futuras decisões.

Esses programas não só representam uma excelente alternativa para agilizar o processo, como também são recursos que melhoram a qualidade de vida dos solicitantes das autorizações de viagens.

Com este apoio, os profissionais responsáveis pela demanda podem trabalhar com mais tranquilidade e não acumulam pedidos de várias viagens sem maiores problemas.

Também são eficientes para garantir a organização de informações e evitar diversos  prejuízos.

Mas, nem sempre isso basta! Ainda que você tenha uma excelente política de viagens de trabalho e até o apoio de um software de gestão de viagens, nada disso vai adiantar se não tiver profissionais especialistas para diminuir os custos das viagens e/ou firmar parcerias com empresas (como as de turismo corporativo, de aviação e hotéis cidades dos destinos mais frequentes) para ter descontos e troca de exclusividades.

Como a Portão 3 pode ajudar?

Sabendo que montar uma equipe especialista em gestão de viagens corporativas  e investir em ferramentas próprias para essa demanda pode custar mais do que as próprias viagens, recomendamos que terceirize esses serviços. 

A Portão 3, por exemplo, pode ajudar! Com a gente você não se preocupa com as reservas de hotel, emissões de passagens ou controle das despesas. 

Contando com nossa equipe você pode ter um time 24/7 a seu dispor, além de termos acesso a recursos indispensáveis para otimizar o fluxo de aprovação de viagens da sua empresa.

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