Contas a pagar: como a área de compras pode gerenciar melhor as notas fiscais de viagens

notas fiscais

Se todas as empresas soubessem como é importante organizar notas fiscais provenientes de viagens corporativas, existiria muito mais interesse em ter uma metodologia mais eficiente para esse processo.

Isso porque é interessante gastar menos tempo e esforço na hora de conferir todas as notas para lançar despesas e assim poder seguir com o processo de reembolso para devidos funcionários.

Ainda que a organização de notas fiscais seja um processo que exige muito cuidado e atenção, é super possível de ser simplificado. É exatamente isso que estamos propondo nesse conteúdo, especialmente ao setor de compras, que geralmente é responsável por essa demanda.

Organização de notas fiscais: qual sua importância e como conduzi-la em uma empresa?

Toda compra de um produto ou contratação de um serviço deve ter uma nota fiscal. É este comprovante que vai descrever exatamente o que foi vendido, a que preço e quais são os tributos envolvidos.

Por isso, manter a organização das notas fiscais são indispensáveis para empresas por vários aspectos – como, por exemplo:

  • Para facilitar a conferência de valores gastos;
  • Saber onde está alguma informação quando solicitam informações sobre  alguma transação específica;
  • Gerar um arquivo e ter um orçamento de gastos completo;
  • Ter controle de custos de cada viagem e por viajante;
  • Ter comprovações originais para evitar qualquer problema fiscal;
  • Mais facilidade para mensurar os resultados das viagens de negócio.

Esses são só alguns dos fatores que geram valor à organização de notas e outros documentos, o que colabora diretamente com o planejamento estratégico das próximas viagens (ainda mais com a análise de corte dos custos nesse setor).

Além dos benefícios de todas essas questões importantes para as demandas internas e para ter todo cuidado necessário com a fiscalização, toda empresa que mantém esse controle em dia também está precavida de diversos problemas judiciais com colaboradores. 

Qual a melhor forma de guardar notas fiscais?

À medida que temos mais e mais soluções tecnológicas a favor das operações praticadas diariamente, por que não usá-las? Um exemplo de uma facilidade proporcionada por recursos digitais é o controle de notas fiscais.

Já é muito comum, inclusive, solicitar notas fiscais e comprovantes eletrônicos, que são recebidos por e-mail, SMS ou um link gerado nos próprios sistemas de venda.

Isso facilita muito armazenar tais arquivos com mais cuidado e até possibilita que uma cópia impressa seja feita antes de arquivar uma nota. 

Outras alternativas para diminuir os riscos de perda do comprovante, de seu papel borrar ou perder a tinta, é registrando fotos das notas fiscais ou digitalização da mesma (como por scanner).

Essas práticas vão exigir um armazenamento em nuvem, HD externo ou até um pen-drive, mas o arquivo físico ainda deve existir para garantir o controle total de todas as maneiras.

Nossa recomendação é que o setor de compras não deixe que só 1 pessoa tenha o acesso a esse controle dos arquivos, porque se alguma coisa acontece com esse membro da equipe ou com o recurso utilizado para armazenar notas, nada está sendo perdido.

Dica sobre como organizar notas fiscais de viagens corporativas

Se sua empresa já está acostumada a fazer gestão de viagens corporativas, a importância de ter tudo arquivado é algo bem claro e definido. Mas, mesmo com experiência, é possível que ainda não faça a organização de notas fiscais da maneira mais adequada.

Algumas pessoas lidam com essa questão colocando tudo em uma pasta só no computador ou do armário, porém, o ideal da organização é criar um padrão que todas as pessoas da equipe de compras que gerenciam as contas possam encontrar. 

Uma dica para essa equipe é: comece usando um serviço de armazenamento na nuvem (como Google Drive ou One Drive). Esse recurso será usado para agrupar as pastas de todos os meses. 

Para o caso de empresas que precisam enviar representantes para viagens de trabalho com mais frequência, é interessante fazer uma pasta para cada colaborador e/ou destino e colocar a divisão por anos e meses dentro delas.

Essa é apenas uma sugestão de organização de notas fiscais que pode descomplicar e até auxiliar na consulta às informações quando necessárias. 

Nessas pastas vocês podem reunir toda a documentação das viagens e ter, especialmente, todas as notas digitalizadas.

É recomendável colocar a conferência dessas pastas como uma tarefa da rotina do setor de compras. Com o passar do tempo, tal processo vai começar a ocorrer de forma natural e vai facilitar muito as próximas compras, além das tarefas do RH.

Dicas para viajantes que precisam organizar notas fiscais 

Organizar notas fiscais por parte do viajante é algo mais tranquilo e tradicional – como todos os documentos importantes reservados e recibos que temos em casa.

Depois, o viajante deve digitalizar tudo e guardar em uma nuvem de controle para reduzir a quantidade de papel guardado, já que podem ser perdidos ou danificados.

Diferente do que sugerimos para a equipe de compras, o viajante não precisa manter essas informações por tanto tempo arquivadas. Os comprovantes devem permanecer guardados até o final do mês ou até o reembolso acontecer, para que seja possível conferir se o valor reembolsado está correto – afinal, erros podem acontecer, mas as notas não mentem.

Independente de como escolher se respaldar, o mais importante é conseguir  organizar e ter acesso facilitado caso solicitem alguma nota. 

Otimize a gestão de viagens da sua empresa

A organização de notas fiscais faz parte da gestão de viagens de trabalho, que muitas vezes pode ser mais complexa do que deveria porque é feita com conferência manual.

Essa prática pode ser mais cara, além de cansativa e mais sujeita a erros. 

Por incrível que pareça, fazer tudo à mão vai sempre custar mais do que buscar ferramentas adequadas para as demandas de viagens, as quais são desenvolvidas especificamente para tornar tudo mais fácil e seguro ao mesmo tempo.

Na verdade, se parar pra pensar nos custos considerando as variáveis como prejuízos causados por erros, falta de produtividade de toda sua equipe de compras com a conferência e organização de notas fiscais ou falta de informações para lidar com questões estratégicas, fica ainda mais evidente o quanto se perde dinheiro optando por soluções manuais. 

Como a Portão 3 pode ajudar?

Além de produzir conteúdos informativos como esse,  a Portão 3 cumpre com o diferencial de proporcionar facilidades que permitem mais eficiência e menos questões burocráticas quando o assunto é gestão de viagens para empresas.

Quem já precisou viajar a trabalho certamente se deparou com a tarefa de precisar separar todos os comprovantes e recibos, para depois comprovar as despesas e pedir reembolso, e esse processo pode muitas vezes ser muito manual e moroso. 

Sem contar os casos de colaboradores que acabam perdendo seus comprovantes e não conseguem pedir o reembolso dos valores gastos – e nessa situação tanto a empresa quanto o colaborador são prejudicados. Um dado interessante é que a maioria do mercado brasileiro ainda utiliza planilhas para fazer a gestão das despesas de viagens e esse processo traz muitos prejuízos para as companhias na hora de realizar a conciliação financeira. 

O diferencial desse produto é que nele é possível conciliar tudo (viagens, despesas, pagamentos) e gerar relatórios quando quiser, tudo isso em tempo real. Dessa forma, os clientes passam a ter total controle dos gastos com as  suas viagens, e assim fica mais fácil provisionar, organizar o orçamento, e diminuir os esforços do backoffice. 

Já o cartão pré-pago, que faz parte desse produto da Portão 3, os clientes que tiverem interesse podem solicitar aos seus colaboradores para facilitar ainda mais a gestão de despesas de viagens corporativas, antecipando valores e até limitando o tipo de estabelecimento que o funcionário pode usar o cartão em suas viagens. Com ele, a travel tech enxergou a oportunidade de lançar um produto que facilitasse e unificasse os gastos sem a necessidade de pedir reembolso.

O cartão promove segurança nas transações, controle absoluto ao cliente, conciliação de despesas facilitada, além de funcionar como qualquer outro cartão de crédito Mastercard. A solução já está disponível para toda a América Latina.

Nossa plataforma de gestão é bem completa, te ajudando a cuidar do planejamento de viagens corporativas e também fornecemos todas as informações necessárias para nutrir relatórios de BI.

Quer saber mais? Fale hoje mesmo com um de nossos consultores e navegue em nosso site para ter mais informações.Estamos prontos para te ajudar com todas as questões de viagens a trabalho, informar sobre como lidar com os processos de gestão e qual a melhor conduta para retomar as viagens de negócios.

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