10 práticas para tornar a gestão de despesas corporativas mais eficiente para a sua empresa

imagem de pessoa trabalhando em gestão de despesas corporativas

Por: Business Connection

Para ter sucesso e se consolidar no mercado, as empresas precisam desenvolver sua gestão de despesas corporativas

O processo do gerenciamento de despesas envolve o conhecimento técnico dos gestores, bem como a integração entre setores da área contábil, tributária e fiscal, principalmente. 

Um bom gerenciamento de despesas é fundamental para quem deseja ter equilíbrio financeiro, além de alcançar um bom desempenho no mercado, em um cenário que é cada vez mais competitivo. 

Diante dos vários desafios que uma empresa apresenta, neste artigo apresentamos 10 dicas que são importantes para o bom gerenciamento empresarial. 

Benefícios de investir na gestão de despesas corporativas 

Antes de conhecer quais são as dicas que trouxemos sobre a gestão de despesas para o seu negócio, é importante conhecer os benefícios em investir nesse processo. Confira:

  • Reduz custos e perdas;
  • Aumenta a eficiência e agilidade nas atividades;
  • Reduz desperdício de matéria-prima; 
  • Melhora o resultados no mercado;
  • Traz mais motivação para a equipe;
  • Aumenta a produtividade;
  • Reduz a rotatividade dos colaboradores;
  • Amplia as oportunidades de alcance orgânico de clientes.

Sem dúvidas, com uma boa gestão financeira, sua empresa de gerador silenciado tem mais chances de crescer no mercado, além de possibilidades de obter um diferencial competitivo diante da concorrência. 

Dessa forma, apresentamos 10 dicas que são indispensáveis para quem deseja realizar uma boa gestão de despesas. 

10 dicas sobre a gestão de despesas

Antes de iniciarmos o apontamento das dicas, vale a pena ressaltar que esse material serve para empresas de segmentos diversos, desde elevadores de cargas até ambientes industriais e do comércio. 

Essa gestão é essencial para o sucesso financeiro do negócio e, por isso, apresentamos 10 dicas importantes a seguir:

  1. Crie um planejamento

O planejamento financeiro de uma empresa é um dos pontos fundamentais para o seu crescimento.

A boa gestão de um negócio pensará no aspecto das finanças, fluxo de caixas e possíveis emergências, o que contribui para que a empresa tenha um bom sistema operacional e se mantenha por determinados períodos.

Dessa forma, sua empresa precisa elaborar um planejamento a partir do conhecimento sobre as despesas do negócio, oportunidades, objetivos da marca e situações do mercado. 

Por exemplo, é fundamental que os gestores conheçam elementos como:

  • Fluxo de caixa;
  • Movimentações financeiras;
  • Registros de compras e vendas;
  • Faturamento diário e mensal;
  • Receita empresarial;
  • Previsões de investimento. 

Isso representa dizer que toda a movimentação financeira da empresa precisa ser do conhecimento da equipe gestora, pois facilita o processo de gerenciamento e tomada de decisões – como investir ou não em uma melhoria.

Dessa forma, existem várias plataformas que permitem um bom planejamento, como o uso de planilhas eletrônicas, softwares de gestão financeira, elementos digitais de conexão remota que permitem o acesso do gestor pelo celular ou por outros dispositivos móveis, dentre outros. 

Com isso, a empresa pode trabalhar em cima do desenvolvimento de aplicativos e de sistemas que contribuem para uma boa gestão de suas finanças e controle orçamentário de forma mais ágil e facilitada. 

  1. Invista em tecnologia

Boa parte de todo o gerenciamento de uma empresa, seja ela voltada para a administração de condomínios em São Paulo ou para outro segmento, passa pelo controle financeiro. 

Mas, isso não representa dizer que sua empresa não deve realizar mais investimentos. 

Pelo contrário, é essencial que seu negócio invista em tecnologia para competir no mercado. 

Dessa forma, sua empresa pode realizar ações como a automatização de algumas atividades, o uso da inteligência artificial, assim como a verificação de modelos de logística que sejam mais avançados. 

Além disso, existem alguns softwares que ajudam no processo de controlar e gerenciar aspectos inerentes à administração empresarial. Dessa forma, é possível obter bons resultados com mais eficácia. 

Com o uso de softwares e aplicativos dedicados, os gestores conseguem ter acesso a relatórios atualizados que são essenciais para controlar as despesas e tomar decisões assertivas, compartilhando o acesso com outros tomadores de decisão com mais facilidade.

  1. Desenvolva parceria com os fornecedores

Outro aspecto importante para sua empresa é desenvolver parceria com os fornecedores e empresas parceiras, como as terceirizadas e, até mesmo, um escritório contábil que preste serviços de contabilidade para seu negócio. 

Essa aproximação com o fornecedor traz diversos benefícios ao negócio, como parceria e facilidades a longo prazo, e envolve a melhora no relacionamento com a empresa, assim como uma melhor avaliação de como realizar os pagamentos (com formatos e facilidades, bem como considerando a melhor data para ambos).

Um bom relacionamento também permite renegociar dívidas e outros elementos de pagamento, principalmente no que tange valores e juros.

  1. Tenha equilíbrio financeiro e pague em dia 

O pagamento das despesas em dia é importante para evitar desperdícios, como juros e perdas de parceria, sendo crucial para melhorar o relacionamento entre fornecedor e empresa. 

Se por algum motivo houver uma crise, lembre-se de renegociar o mais rápido possível e alinhar as expectativas com os parceiros. Isso traz mais organização e vantagens para todos os envolvidos.

Juros e questões que envolvem os bancos afetam o rendimento da sua empresa e, por isso, é importante estar atento à data dos pagamentos, vencimentos, dentre outros aspectos que podem influenciar no valor final a ser pago por uma material ou serviço. 

Em relação aos rendimentos, inclusive, é fundamental analisar quais são os custos de pessoal. 

Ou seja, existem alguns custos que são fixos para a empresa, mas outros precisam ser resolvidos a partir da produtividade do colaborador, ou mesmo conforme fatores externos e incidentes, precisando haver uma margem para imprevistos e considerações. 

  1. Lembre-se de realizar a gestão contábil 

Para quem atua no setor de empresas de segurança patrimonial, ou em outros segmentos, é muito importante ter uma boa gestão contábil do negócio. 

A parte da contabilidade é importante porque fica responsável pela verificação dos gastos e recebimentos da empresa. 

Além disso, contribui para o controle de processos como folhas de pagamento, vencimento de boletos, escrituração contábil, tributação de impostos e outros elementos cruciais para gerir o desenvolvimento da marca e administrar o negócio.

Exatamente por esse controle, é um fator determinante em aspectos como contratação de pessoal ou a implementação de profissionais autônomos, bem como outras decisões que impactam o recebimento e cortes de custos.

Dessa forma, ter uma boa estrutura contábil também representa estar em dia com a legislação, assim como estar dentro de um planejamento jurídico apropriado, desenvolver um planejamento tributário e estar atento aos processos que podem ser otimizados. 

  1. Invista no setor de comunicação e marketing

Digamos que você atua em uma clínica de veterinário 24 horas, um tipo de serviço relativamente comum na sociedade. 

Dessa forma, como é possível atrair mais clientes para o seu negócio, além de consolidar uma imagem positiva para a empresa?

A resposta se dá por meio do investimento no setor de comunicação e de marketing. 

Por meio desse setor é possível criar uma estratégia de comunicação adequada, a partir do público-alvo da sua empresa e dos objetivos, promovendo o alcance e o encantamento de clientes e potenciais pacientes.

Dessa forma, é possível verificar quais são os canais adequados para publicar conteúdo e como esse conteúdo deve ser produzido. 

Outro aspecto positivo é que, além de conquistar novos clientes, é possível acompanhar as métricas e resultados das campanhas que sua empresa realiza. 

Mais ainda, em se tratando de controle de gastos, a ação é muito vantajosa, visto que o marketing digital permite realizar campanhas com orçamentos mais flexíveis, trazendo excelentes resultados mesmo em um cenário de baixo investimento. 

Lembre-se apenas de manter a constância na estratégia de atração e produção de conteúdos, bem como de separar o valor destinado às ações, tendo em vista sua importância para o negócio continuar atuando.

  1. Tenha o controle do estoque

O controle do estoque da empresa é um dos elementos que precisa ser do conhecimento da equipe gestora, pois é essencial saber qual a saída de itens e quais os mais requisitados, por exemplo, para ter um bom controle financeiro e evitar desperdícios.

O estoque abriga os produtos da empresa e existem alguns materiais que acabam não tendo saída. 

Dessa forma, é importante que a empresa tenha ajuda para fazer um inventário contábil do estoque, assim como crie promoções e parcerias quando esse estoque precisar ser reduzido. 

  1. Desenvolva parcerias com seus colaboradores

Os colaboradores precisam ser parceiros do seu negócio, atuando em conjunto com a marca.

Dessa forma, para ter um equilíbrio financeiro, os funcionários precisam colaborar juntamente com as campanhas de redução de gastos e despesas de sua organização. 

Dessa forma, alguns exemplos de campanhas que podem ser feitas são adotar um copo ou garrafinha para o dia, apagar a luz ao sair do banheiro, economizar a água da torneira, utilizar só duas folhas de papel para secar as mãos, dentre outras medidas que podem ser implementadas.

Para estimular a adesão, campanhas e premiações podem ser criadas.

  1. Conheça os lançamentos das instituições bancárias

As instituições bancárias realizam alguns lançamentos em conta jurídica e, por isso, algumas tarifas podem ser cobradas. 

Dessa forma, é importante que sua empresa conheça quais são as tarifas e descontos realizados pelos bancos e a quais transações o pacote de serviços garante uso.

Além disso, é necessário verificar de forma periódica se houve algum serviço contratado, quais cobranças aparecem no boleto e se há alguma incoerência.

Por fim, converse com o gerente do local para identificar quais são os melhores pacotes para sua empresa e se há algum benefício ou alteração que seja possível para otimizar os gastos bancários. 

  1. Tenha uma reserva para gastos urgentes

Por fim, uma dica muito importante é ter uma reserva financeira para imprevistos. Uma forma da sua empresa ter um bom equilíbrio financeiro é pensar também que situações emergenciais podem ocorrer. 

Por exemplo, inserir as cortinas blackout para proteger sua loja do sol e conservar os equipamentos pode entrar para o planejamento, mas, a quebra de uma máquina, um acidente envolvendo um veículo da empresa ou uma outra questão pode envolver um assunto que precisa ser resolvido rapidamente e é preciso contar com uma reserva para que esse imprevisto não impacte a produção a longo prazo. 

Dessa forma, estabeleça limites no teto de gastos, com o objetivo de garantir uma melhora no desenvolvimento da empresa, assim como de sua gestão financeira, e mantenha um valor mensal para destinar para investimentos, melhorias e emergências que podem ocorrer. 
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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