Contas a pagar: o que é e como fazer de forma eficiente

contas a pagar: guia completo sobre o assunto

Como anda a vida financeira da sua empresa? Existe um controle de contas a pagar ou sua equipe costuma simplesmente reagir aos problemas que aparecem ao longo dos dias?

É importante que toda empresa tenha um planejamento e práticas eficientes para realizar suas operações deixando todas as despesas em dia – afinal, a instituição irá precisar se relacionar com prestadores de serviço ou fornecedores (além de outros tipos de pessoas/empresas para parcerias).

Sendo assim, antes de qualquer ação, é importante que sua equipe de gestão tenha um bom planejamento financeiro para lidar com as contas a pagar, caso contrário, não será possível seguir com nenhuma contratação ou compra sem correr riscos.

Quem define quais serão os serviços ou produtos que precisam ser providenciados também assume a responsabilidade de fazer uma pesquisa de mercado para definir os melhores custos, tendo consciência de sua própria receita para não deixar de pagar nada.

Podemos dizer que existe uma relação direta da administração de débitos com as contas a receber, o que é justamente a ligação que deve permitir a entrada de dinheiro suficiente a tempo de quitar as contas a pagar.

O que queremos dizer com tudo isso é o seguinte: o controle financeiro, que une boas práticas de contas a pagar e receber, é indispensável para toda empresa bem administrada!

Quer saber mais sobre o assunto? Então, continue conferindo.

Do que se trata a gestão financeira?

Como mencionamos acima, o planejamento financeiro de uma empresa vai exigir o controle de todas as contas a pagar e receber! Dando sequência a essa questão, nós vamos te ajudar a entender todas as ações de pagamento e recebimento mais importantes para uma empresa. 

Em tese, todos os valores vão acabar representando o que vai acontecer com o dinheiro da instituição. Sendo assim, manter um controle efetivo pode ajudar a garantir previsões para o um fluxo de caixa de forma mais assertiva. 

Sabendo que as contas a pagar são obrigações financeiras assumidas pela própria empresa (o que inclui qualquer tipo de pagamento), as contas a receber tem relação com os recebimentos previamente calculados para entrar no fluxo de caixa (recebimento do que foi pago por um cliente ou até mesmo os juros de possíveis investimentos). 

Considerando isso, se a sua empresa não está tendo dinheiro suficiente para quitar as contas a pagar, quer dizer que está na hora de trabalhar uma estratégia mais sustentável e  garantir os saldos positivos.

Para chegar a esse resultado, será necessário colocar todas as contas lado a lado e finalmente realizar análises mais aprofundadas. Dessa forma será mais fácil para entender se já existe dinheiro suficiente obtido pelas contas a receber normalmente ou se há um déficit para conseguir acabar o mês de forma adimplente.

‍Por esse motivo, é muito importante realizar um controle cada vez mais efetivo deste processo utilizando ferramentas que podem ajudar a colocar em prática toda a proposta que apresentamos para uma gestão financeira de qualidade.

Como trabalhar com um sistema de gestão para pagar e receber contas? 

Se a sua empresa está precisando ter melhor controle para pagar contas, usar um sistema de gestão financeira é a solução mais adequada para isso. 

Inclusive, podemos dizer que muitas empresas ainda perdem tempo usando planilhas de registro para contas a pagar e acabam não desfrutando de todas as vantagens que um sistema traz.

Você sabia que investir em um sistema pode sair mais barato do que lidar com os erros cometidos por fórmulas mal preenchidas em tabelas ou por uma análise fraca e menos estratégica da sua equipe?

Além disso, usando um sistema de contas a pagar e receber, como a solução que podemos te oferecer, vai permitir ter os seguintes benefícios:

  • Gastar menos com as tarifas de cobrança;
  • Conseguir ter medidas preventivas ao prever melhor a relação do fluxo de caixa – comparação diária do que você tem para receber e para pagar;
  • Ter acesso a empréstimos que servem para cobrir falhas em um fluxo de caixa (com taxas e burocracias menores do que em bancos).

Saiba de uma vez por todas o que é um fluxo de caixa e acabe com seus problemas 

Já parou para pensar no problema que pode ser quando uma empresa tem contas a pagar e sabe que suas contas vão atrasar por falta de dinheiro ou atraso de pagamento dos clientes? Quando as datas e valores do que deve ser pago aos fornecedores e colaboradores não são coincidentes com o dinheiro recebido, essa empresa está com um grande problema.

Outro ponto: o problema pode ser pagar contas e despesas somente à vista sem dispensar o uso do pagamento a prazo. Assim, quando chegar o dia da fatura, você vai ter  que lidar com as consequências.

Mas se tiver um bom controle, pode fazer acontecer exatamente o contrário. Você deve seguir pagando fornecedores sempre à vista, e receber de clientes a prazo (desde que não haja muitos descontos no caixa).

Ou seja, existe um cenário confortável que proporciona possíveis configurações que podem ditar a velocidade do que você tem para receber e a rapidez do que você tem a pagar.

Ao fazer uma comparação, você consegue prever o que será recebido e pago a cada dia, a cada semana, a cada mês, a cada trimestre e também de futuros anos. É dessa forma que podemos encontrar o que chamamos de Fluxo de Caixa (ferramenta para a administração de contas a receber e a pagar).

Se quiser usar essas informações a seu favor, comece montar um plano de ação para prever todas com antecedência. No plano de ação você pode pensar em como utilizar tais recursos em prol da empresa – por exemplo, comprando à vista para obter mais desconto, ou aplicando seus recursos de maneira mais inteligente.

Também será possível se antecipar aos momentos em que sofrerá com falta de dinheiro, e assim, você já poderá negociar com condições mais adequadas de compra, fazer planejamentos melhor trabalhados e estar atento aos futuros compromissos financeiros para que, em  último caso, você possa se preparar para obter crédito com antecedência.

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