KPI: como mensurar o sucesso de uma viagem corporativa?

kpi para viagens corporativas

Empresas que precisam realizar viagens corporativas precisam prestar atenção com diversas questões que envolvem o deslocamento dos funcionários – a começar por segurança e conforto.

Mas, para que isso seja possível, é preciso ter meios de mensurar o êxito dessas viagens, já que isso também pode ajudar a promover a expansão da sua empresa no mercado. Como é possível fazer isso? Da mesma forma que você pode fazer com outras estratégias: os KPIs!

Os KPIs para viagens corporativas são muito úteis para diversas questões – como, por exemplo, diagnosticar problemas rapidamente, formular estratégias mais eficazes para todas as viagens e até melhorar o retorno sobre o investimento dedicado em cada deslocamento.

É muito importante aprender mais sobre os mecanismos que podem te ajudar com sua análise sobre o sucesso das viagens feitas em sua empresa. Quer dar o primeiro passo? Ficou interessado neste assunto? Então, continue acompanhando este conteúdo!

O que são KPIs?

Antes de falar mais especificamente sobre como trabalhar com KPIs para identificar possíveis melhorias nas viagens de negócios feitas pelos colaboradores da sua empresa, precisamos falar sobre o que eles são e diferenciá-los das métricas. Vamos lá!

Métricas são como uma base para a construção de um indicador. No caso de viagens empresariais, as métricas não apresentam apontamentos sobre uma política de viagens corporativas, mas sim números que podem ser utilizados para diferentes finalidades. 

Alguns exemplos de métricas são: gastos com passagens aéreas, número de funcionários que viajaram pela empresa, quantidade de dias que esses funcionários estiveram em viagem, entre outros.

O ponto aqui é perceber que esses dados são bem importantes, porém, nenhum deles informam algo estratégico para uma empresa.

Já os KPIs vão além! Entenda: KPI significa Key Performance Indicator, ou indicadores-chave de performance (em português). Eles são determinados conforme o objetivo em questão! Por isso, são usados para reunir métricas coletadas que podem indicar determinados comportamentos. 

Para o caso de viagens de trabalho, os exemplos de indicadores-chave são:

  • Nível de segurança do viajante;
  • Satisfação e conforto;
  • Viajante de acordo com a política de viagens da empresa;
  • Emissões de carbono (conformidade com as práticas ESG);
  • Entre outros.

Tudo isso e o que mais for importante para sua análise devem constar no relatório de viagens corporativas

Isso porque essa análise precisa não só atender às necessidades da sua empresa, mas apresentar respostas. De nada vai adiantar coletar vários números e informações se não sabe o que pode fazer com eles e qual a melhor forma de ajudarem a melhorar suas práticas.

Nota-se, então, que é  extremamente importante transformar todos os dados que puder em informações que possam auxiliar em assuntos como controle de gastos, negociações de contratos aprimoradas e recursos utilizados com eficiência.

Quais são os indicadores mais usados em viagens corporativas?

Escolher KPIs depende muito de cada empresa e suas particularidades. É possível concluir que não há uma “receita de bolo”, ou seja, o que serve para uma empresa pode não servir para outra. 

Porém, existem alguns indicadores mais comuns e indispensáveis nesse âmbito. Conheça melhor cada um deles:

  1. Controle de gastos e economias em viagens corporativas – este KPI é usado para rastrear e acompanhar gastos com hospedagens, passagens aéreas, transportes para deslocamento, refeições, entre outros;
  2. Ticket médio aéreo – este tipo de dado pode ajudar a avaliar os possíveis gastos com o transporte aéreo e também identificar os períodos de maior queda no valor das passagens (que geralmente coincidem com a desvalorização cambial e  instabilidade política, por exemplo);
  3. Nível de relações com fornecedores – manter bom relacionamento com fornecedores (que podem ser empresas de vans, carros e ônibus, companhias aéreas, hotéis, restaurantes, empresas de brindes etc.) é algo que permite economias consideráveis com as viagens. Portanto, indicamos muito que sua empresa tenha esse tipo de relações.

Se não for o caso, vocês podem optar por contar com uma agência especializada em viagens corporativas, porque essas equipes costumam ter parcerias consolidadas e longa experiência para esse tipo de negociação.

Esse tipo de KPI para viagens corporativas pode apontar onde sua empresa pode melhorar em alguma negociação com seus fornecedores ou para indicar qual agência especialista em gestão de viagens corporativas atende suas necessidades; 

  1. Avaliação de adesão ao self-booking, comportamento e possíveis desvios do viajante em relação à política de viagens – utilizando programas inteligentes para reservar passagens aéreas, quartos de hotéis, mesas em restaurantes, entre outros recursos, você pode acompanhar seu profissional e analisar se o mesmo está de acordo com as expectativas depositadas na empresa.

Ao medir a performance dos seus colaboradores durante as viagens, é possível coletar dados para você mensurar, posteriormente, o retorno sobre o investimento.

Esse indicador também permite saber quando e quais de seus colaboradores estão seguindo as políticas corporativas e se realmente estão gerando economias significativas durante as viagens. 

Os KPIs de conformidade também são responsáveis por analisar métricas como cumprimento de regras de cabine, utilização de tarifas aéreas mais econômicas, número de reservas de hotéis realizadas em canais oficiais, entre outros.

Atenção! Saiba quais são os maiores erros mais comuns para definir KPIs de viagens corporativas?

Nem todas as empresas já estão envolvidas com a tecnologia e seus recursos novos, por exemplo, a plataforma Portão 3.

A verdade é que algumas estão em fase de adaptação! 

Sabendo disso, se quiser aproveitar mais das nossas dicas para fazer bons relatórios de viagens corporativas, confira abaixo quais são os erros mais comuns e não os cometa quando chegar sua vez:

  • 1⁰ erro: Não fazer benchmarking com outras empresas por semelhanças,  mas sim somente para ara identificar possíveis melhorias para aumentar presença digital;
  • 2⁰ erro: Medir se estão seguindo os KPIs sem aplicar melhorias no comportamento;
  • 3⁰ erro: deixar de comparar períodos anteriores e não aproveitar os erros e  curvas para aprendizado;
  • 4⁰ erro: acompanhar e se aplicar em análise do marketshare apenas com o objetivo de comparar o seu ranking com o de fornecedores.

É muito importante ressaltar que os KPIs de viagens corporativas são feitos para considerar principalmente os objetivos de uma empresa, as necessidades dos seus colaboradores que viajam representando a organização e sempre reciclar as práticas existentes no código de conduta. Sendo assim, não há nenhum tipo de padrão determinado para definir quais são os indicadores-chave usados em uma empresa.

Se tiver dúvidas ou problemas com essa questão, procure por uma equipe com consultores especialistas em viagens corporativas para que possam te oferecer ajuda no levantamento e atualização dos KPIs para viagens e recursos eficientes. Essa é a melhor forma de tornar a sua empresa mais competitiva e conduzi-la ao caminho certo! 

Não precisamos nem lembrar que estamos à disposição, não é? A Portão 3 existe para facilitar a vida de gestores de viagens que precisam de suporte e ferramentas exclusivas.

Além de disponibilizar atendimento 24 horas por dia nos 7 dias da semana, nós temos planos imperdíveis com as melhores soluções do mercado para viagens empresariais (individuais ou em grupo) e estamos sempre apresentando dicas ou informações que servem de grande ajuda aqui em nosso blog

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