Como migrar processos manuais do sistema de controle financeiro para ferramentas digitais

sistema de controle financeiro

A parte financeira da empresa precisa lidar constantemente com dados, números e informações importantes para o futuro do negócio. O sistema de controle financeiro é parte fundamental deste processo, por meio de informações geradas e controle de gastos.

Para atingir a excelência no processo, a velocidade e o erro precisam ser os menores possíveis. Com isso, nada mais natural que automatizar o serviços de Contas a Pagar, por exemplo, com ferramentas digitais próprias para o seu negócio.

A organização financeira passa por uma série de fatores, e números, que precisam ser checados e revisados.

Se tempo é dinheiro, reunir muitas informações sobre as entradas e saídas de empresa de forma manual não é a melhor forma de lidar com isso se você deseja prosperar.

Perda de tempo e desordem em processos manuais

Tarefas simples e manuais geralmente tomam tempo demais da equipe e os colaboradores são sujeitos a erros, ainda mais quando se lida com números e checagem de dados em planilhas e tabelas, mesmo as que não são lá tão complexas.

Além disso, não é incomum ter em firmas um indivíduo chamado de “sabe tudo” ou “faz tudo”, até mesmo nas maiores empresas.  Se essa pessoa detém todo o conhecimento do processo, o que fazer quando ela deixa a empresa ou fica doente? Desespero.

O processo manual, além de lento e individualista, acarreta outro problema, a organização. Um dado errado é o suficiente para atrasar pagamentos, cobrar algum cliente indevidamente ou não perceber inadimplência.

Por essa razão, ferramentas digitais, como softwares de gestão financeira, ajudam tanto as empresas, que minimizam os riscos e agilizam o trabalho. A Portão 3 pode te ajudar – e muito! – nesse processo!

Vantagens dos processos digitais

Como dito antes, os processos financeiros digitais funcionam de forma muito mais ágil e rápida, além de integrar dados contábeis e financeiros. Todos esses dados ficam em um só lugar, um software desenvolvido para executar essa função.

Ao utilizar o processo digital, a empresa passa a ter um padrão nos procedimentos, todos elaborados e executados da mesma maneira, com um modelo rápido, prático e menos burocrático.

Depois de deixar de perder tempo, precisamos falar de espaço. O modelo financeiro digital elimina o uso de diversas pastas, arquivos, papéis, além daquela salinha de almoxarifado repleta de materiais que raramente são usados, um ganho de espaço físico na própria empresa, que pode ser usado para outros fins, como uma sala de reunião, por exemplo.

Com padronização, velocidade de informação, confiabilidade de dados e processos automatizados, os dados são unificados, deixando os balanços mais precisos.

Com eles em mãos, as análises estratégicas do futuro da empresa podem ser tomadas com base em conteúdos mais consistentes.

Vamos destacar alguns exemplos de agilidade e maior controle de dados financeiros:

·         Se a empresa precisa emitir notas fiscais, basta fornecer os dados usados na operação e depois obter o arquivo digital, a NFe (nota eletrônica). Nos casos de softwares financeiros, se configurado, cada NFe fica conectado ao valor cobrado realizado.

·         Emissão de cobranças; por meio de recursos automáticos e integrados aos bancos, ele pode emitir as cobranças e ter o controle do que foi pago.

·         Por meio de um software, a empresa pode fazer todos os pagamentos dos colaboradores com uma transferência, ela é direcionada para cada funcionário de maneiras específica.

·         Acelerar a segunda via de boletos. Claro que esse método costuma ser simples quando é preciso emitir apenas um ou poucos boletos, mas quando são dezenas, o software faz com poucos comandos.

Com as ferramentas certas em mãos e sabendo utilizar, o processo financeiro da empresa pode ganhar agilidade, padrão, controle e minimizar os riscos.


Como a Portão 3 pode ajudar?

A Portão 3 é a melhor solução para Contas a Pagar de médias e grandes empresas e pode te ajudar a atualizar o sistema de controle financeiro. 

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