Notas fiscais: saiba como organizar e automatizar o processo

automatização de notas fiscais

Parte importante do processo de administrar uma empresa é saber como cuidar da área organizacional dos seus negócios, isso, claro, inclui tomar cuidado com as notas fiscais que sua empresa emite e deixar esse processo automatizado.

Por lei, a nota fiscal é obrigatória. Todas as empresas precisam emitir notas fiscais para registrar as movimentações financeiras, tanto para compra como para a venda dos seus serviços ou então produtos comercializados. É a nota fiscal que comprova que você vendeu ou comprou o seu produto. Por meio dela, você comprova também que pagou os seus tributos de forma correta.

As notas fiscais são uma forma de mostrar ao mercado que sua empresa é confiável. Mostrar que você pode comprovar transações com parceiros, clientes ou para a Receita Federal. É a forma de confirma a procedência das mercadorias.

Vamos mostrar alguns passos importantes para que essa documentação importante seja bem guardada e fácil de utilizar.

Com o passar dos anos, esse processo deixou de ser apenas físico e passou para o digital. Muitas empresas recebem apenas notas digitalizadas.

Organização

O básico para começar a organizar suas notas fiscais é ter todas elas agrupadas em um único local, uma pasta, seja física ou digital. Claro que a quantidade de notas fiscais vai depender do fluxo de cada empresa, mas o recomendado é que seja criada uma pasta para cada mês e cliente.

Se a sua empresa trabalha com notas fiscais impressas, as notas devem ser armazenadas em pastas e separadas por meses e anos, desde que fiquem visíveis para não dar muito trabalho quando for preciso procurá-las.

Caso opte por guardar de forma digital, a criação de pastas e subpastas é a melhor maneira. Importante: Tenha sempre um backup de todas as notas emitidas, pode ser na nuvem ou em um hardware como um HD externo, por exemplo. Imprevistos podem acontecer. Existem softwares que podem fazer esse serviço no mercado.

As notas fiscais digitais, geralmente, garantem mais automação, redução de custos, padronização, credibilidade e integração com plataformas de gestão financeira.

Autenticidade das notas

Outro passo importante é verificar a autenticidade dos documentos fiscais, assim você e sua empresa evitam problemas com a Receita.

Como verificar se a nota fiscal recebida é verdadeira? Por meio do seu site oficial, a Fazenda tem a opção de “consultar NF-e completa”. Lá, o usuário digita a chave de acesso composta por 44 dígitos que consta na Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) e depois pode conferir os dados da nota.

Prazos

De acordo com a legislação, o prazo legal para armazenar as notas fiscais é de um período de até cinco (5) anos.

De acordo com o Art. 173 do Código Tributário Nacional (CTN), “o direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos”. Conforme o Art. 174, “a ação para a cobrança do crédito tributário prescreve em cinco anos, contados da data da sua constituição definitiva”.

Para documentos trabalhistas, o prazo recomendado é um pouco maior, de dez anos. Já para FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço), o prazo é de 30 anos.

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