O que podemos aprender com o gestor de viagens da Ford

O que podemos aprender com o gestor de viagens da Ford

O papel em constante mudança do gestor de viagens parece ter sofrido mutações mais uma vez, graças às tendências que se estendem muito além do setor de viagens de negócios.

Agora, um gestor de viagens deve fazer também o papel de gestor de compliance de mobilidade, uma função que necessita existir para entender os novos controles de fronteiras em resposta à Covid-19, mas que já estava surgindo devido ao aumento de restrições que vem acontecendo ao longo dos anos.

Esses controles incluem aplicação mais rígida de regras de tributação para visitantes de negócios de curto prazo, maior atenção aos vistos de trabalho e os certificados de conectividade social A1.

Stephen Swift, gestor de viagens responsável pela Europa, Oriente Médio, África e Ásia-Pacífico da Ford Motor Co. concedeu uma entrevista para a Business Travel News e mostrou que tem claro que seu trabalho mudou:

“É muito mais do que gerenciar o setor de gestão e política de viagens. Você precisa ter uma mentalidade mais ampla para questões de imigração e impostos, bem como saúde e segurança. Dizer ‘aqui está seu passaporte e sua passagem eletrônica, e pronto’ é uma coisa do passado, pelo menos nos próximos anos.”

Não são apenas as mentalidades que precisam ser ampliadas. O mesmo acontece com as ferramentas e processos que o acompanham. Swift colaborou para construir um processo de aprovação pré-viagem que equipa os viajantes totalmente com a papelada, autorizações e informações de que precisam para cruzar as fronteiras sem quebrar nenhuma regra.

Swift começou seu projeto de conformidade de mobilidade na Ford há três anos, inicialmente para lidar com regras cada vez mais complexas de imigração e tributação em torno de relocações e atribuições de trabalho internacional de longo prazo. Foi um projeto que se tornou mais necessário com a mudança da Ford para uma estrutura globalizada, em vez de construir modelos de veículos país por país. A nova estratégia significou um salto nas viagens internacionais, resultando em 240.000 viagens de 26.000 viajantes diferentes para 140 países diferentes em 2019, com um gasto de US$ 160 milhões.

“Estávamos descobrindo que a imigração estava sendo usada por mais e mais países como uma ferramenta política para mostrar que eles estavam protegendo sua população acima dos trabalhadores que chegavam e potencialmente pegavam seus empregos. Já não era mais suficiente entrar com um visto ou [isenção de visto]. As pessoas estavam sendo detidas nas fronteiras, revistadas e mandadas de volta, porque a maioria dos tipos de visto só permite que você compareça a algumas reuniões e faça algumas coisas básicas. Eles não permitem que você trabalhe.”

Além disso, a Ford tornou-se cada vez mais consciente, por meio do trabalho com seu consultor tributário Deloitte, de que as visitas ao exterior estavam criando um passivo fiscal potencial para a empresa e os funcionários.

“As questões de imigração são algo que percebemos cada vez mais se infiltrando nas viagens de negócios em geral. É algo que descobrimos que as autoridades estavam percebendo e nos pedindo para obter um status de imigração diferente.”

Os exemplos incluem visitas de funcionários residentes no Reino Unido à Turquia, cujas autoridades não toleravam mais vistos para viagens de trabalho obtidos na chegada, e viagens repetidas de indivíduos para os mesmos destinos. Swift acrescentou que também está vendo mais pressão para verificações de conformidade em viagens de negócios por causa do Brexit e da crescente demanda por papelada na Europa.

“A União Europeia está intensificando sua exigência de que você publique o registro do trabalhador se você se mover entre os estados membros. Alguns desses estados também estão pedindo que você mostre seus certificados A1 para provar que você paga a previdência social em seu país de origem.”

A viagem assume a liderança

Swift identificou um problema claro para as viagens de sua empresa. Mas encontrar recursos internos e externos para criar uma solução estava longe de ser simples.

Internamente, como costuma ser o caso para um desafio que exige colaboração interdisciplinar, ninguém estava se esforçando para assumi-lo. Como ele é responsável pela realocação e também pelas viagens, Swift decidiu conduzir o projeto sozinho. Ele entrou em contato com o escritório jurídico e o departamento de recursos humanos da Ford, mas também encontrou apoio no próprio núcleo do negócio.

“Falamos com as lideranças das equipes que viajam – nossas lideranças de desenvolvimento de produtos e manufatura – e eles reconheceram a necessidade disso. Por mais que tenha sido um empurrão nosso, foi um puxão daquelas partes da organização. Eles viram isso surgir quando começamos a viajar mais para dar suporte aos nossos produtos globais.”

Externamente, Swift descobriu que seus provedores de serviços de viagens regulares não estavam tão bem equipados quanto ele gostaria para lidar com questões tributárias e de imigração. Em vez disso, ele recorreu ao provedor de serviços de realocação global da Ford, Weichert Workforce Mobility. Por sua vez, Weichert o conectou à empresa irlandesa Tracker Software Technologies, que oferece uma ferramenta chamada GT Global Tracker que garante que os viajantes tenham a permissão de trabalho certa e outras permissões para entrar em um país e rastreia o tempo passado ​​em diferentes países do ponto de vista tributário.

Essas informações também são encaminhadas para a Deloitte, que dará o alarme se detectar quaisquer possíveis desafios de conformidade tributária.

Os viajantes devem enviar informações incluindo destino, duração e uma lista altamente detalhada de motivos de viagem, que geralmente é o fator determinante de quanta papelada de imigração será necessária.

“As pessoas tentam brincar com o sistema dizendo que vão para uma reunião porque sabem que será mais fácil. Mas se alguém colocar isso mais de uma vez, vai ser sinalizado, então eles devem pelo menos ter uma conversa com alguém da imigração.”

Swift também está trabalhando com a equipe de comunicação de RH da Ford para explicar aos viajantes por que é importante que eles concluam a administração pré-viagem corretamente.

“Estamos comunicando que o mundo está mudando, as regras de imigração e impostos estão mudando e, portanto, precisamos ter certeza de que eles estão protegidos como viajantes e estamos fazendo a coisa certa como Ford Motor Company.”

Swift está “refinando e forjando” a versão do Global Tracker de sua empresa para minimizar o trabalho exigido dos viajantes. Esta versão incluirá informações pré-preenchidas, como número do funcionário, número do passaporte, nacionalidade e país de residência. Os dados históricos de viagens e despesas também serão carregados para permitir uma determinação automatizada de quaisquer medidas de imigração ou conformidade com impostos que precisem ser tomadas. Além disso, os viajantes serão informados sobre os requisitos da Covid-19 relevantes para a viagem proposta.

A grande questão é a conexão

A grande frustração para Swift é que ele não vê capacidade de conectar o processo de conformidade que ele construiu com a Weichert e Global Tracker à ferramenta de reservas online de sua empresa de gerenciamento de viagens.

A Ford está longe de estar sozinha na abordagem que está adotando para melhorar a conformidade com a mobilidade, de acordo com o CEO e co-fundador da Tracker Software Technologies, Liam Brennan.

“Estamos vendo um grande aumento de equipes de múltiplas partes interessadas, incluindo viagens, RH ou mobilidade, tributária e jurídica, saindo com licitações globais para padronizar isso”.

Exatamente a mesma tendência também foi identificada por David Livitt, diretor de serviços para viajantes de negócios da consultoria tributária de mobilidade Global Tax Network.

“Os gerentes de viagens sempre estiveram envolvidos nisso, mas muito na periferia. Eles estavam interessados ​​no cumprimento apenas no que diz respeito ao orçamento e ao dever de atendimento. Agora eles estão sendo levados a um processo multidisciplinar. A direção dos gestores de viagens vai ser muito mais em torno desse processo de aprovação.”

Mas o que os gestores de viagens devem fazer se identificarem a necessidade de conformidade com a mobilidade em sua organização? A resposta, na visão de Swift, é tomar a iniciativa eles mesmos.

“Construa seu caso e reúna as pessoas relevantes – RH, jurídico, talvez equipes de saúde e segurança – e apresente o fato de que este é o novo normal no mundo das viagens. Você tem que alertá-los de que existe uma camada adicional de complexidade, que é impostos, imigração, conformidade com a seguridade social, e que você precisa criar os processos e políticas em torno disso”.

Texto pela Business Travel News, traduzido pela Portão 3.

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