Passaporte: tudo o que você precisa saber para viagens corporativas

passaporte

Diante de todas as circunstâncias, qual empresa não gostaria de economizar e evitar gastos excessivos? Quando o assunto é fazer viagens corporativas, é importante ter atenção aos mínimos detalhes para não ter prejuízos (especialmente se for o caso de viagens internacionais).

Alcançar os objetivos propostos para a viagem e conseguir minimizar os custos pode parecer algo impossível, mas o segredo está no planejamento! É preciso ser extremamente cuidadoso (a) na preparação dos viajantes. 

É muito mais fácil controlar gastos quando conseguir se preparar para todas as etapas da viagem, além de tomar medidas preventivas para evitar dor de cabeça que implicam em custos inesperados.

Um dos pontos mais importantes para ter atenção, que precisa estar no radar de qualquer gestor de viagens corporativas, é o principal documento necessário para uma viagem – tanto nacional quanto internacional. Estamos falando sobre o passaporte!

Você tem controle da documentação de seus colaboradores? Tem incentivado a regularização de validade dos seus passaportes e viabilizado essa ação? 

Acredite se quiser, mas muitas organizações perdem grandes negócios por falta de atenção com a documentação de seus representantes. Assim, só quando chega a hora de viajar vem a má notícia: o passaporte não está apropriado para a viagem.

Como agir? Quanto custaria para mudar tudo de última hora? Qual seria a dimensão do problema ao atrasar a viagem? 

Continue acompanhando para saber tudo que precisa de informação sobre este documento tão importante!

Para o que serve o passaporte?

O passaporte vai servir como uma espécie de Carteira de Identidade especificamente para viagens, a qual é aceita e reconhecida por todos os países do mundo. 

Sendo assim, sempre que chegar a um aeroporto, o viajante precisará apresentar esse documento às autoridades locais. Se for uma viagem corporativa internacional, o passaporte será apresentado à imigração. Antes disso, a companhia aérea vai verificar todos os documentos no momento do check-in.

O passaporte é importante também, porque nele são inseridos os vistos para os países que precisam dessa liberação para entrar nesses locais. Ou seja, os vistos indicam quando o viajante tem ou não o direito de estar naquele local.

Para brasileiros, existem destinos que não exigem visto e nem a emissão do passaporte para liberar a entrada. 

Se você precisar enviar representantes da sua empresa para os países da América do Sul (com exceção do Suriname, Guiana e Guiana Francesa), eles só precisarão apresentar o RG, por exemplo – desde que esteja válido, é claro. Um ponto muito importante: a CNH (Carteira Nacional de Habilitação) não é aceita. Portanto, precisa ser ou o RG ou o passaporte.

Como emitir um passaporte?

Caso você tenha alguns colaboradores que ainda não tem passaporte, eles irão precisar emitir. 

Nesse caso, você deve recomendar que entrem no site da Polícia Federal para  preencher um formulário de solicitação. Podemos garantir que o processo é muito rápido e simples!

Será necessário apenas preenchê-lo com informações básicas (nome completo, endereço e números de documentos). Em seguida, será gerado um boleto. 

Inclusive, é importante verificar a política de viagens vigente em sua empresa para deixar claro quem deve pagar para essa taxa de emissão do passaporte. 

Depois que o responsável pelo pagamento acertá-lo e finalmente o pagamento for compensado (o que deve ocorrer entre 1 e 3 dias úteis), o portador do passaporte deve voltar ao site e agendar o atendimento presencial.

Em seguida, será necessário comparecer na data, horário e posto selecionado com os documentos e comprovantes (tanto de pagamento, de agendamento e de solicitação) para tirar a foto do passaporte e registrar as digitais.

Tudo dando certo no processo apresentado, será necessário voltar na unidade de atendimento escolhida entre 6 e 10 dias úteis para ter o passaporte de viagem em mãos. 

Vale lembrar que o passaporte só será entregue ao titular, mesmo que for solicitado pela empresa. Será necessário ir ao mesmo local da solicitação, nos horários indicados pela unidade.

É importante pegar o documento o mais rápido possível, porque os passaportes não serão recolhidos, mas sim cancelados após 90 dias, sem nenhum direito a reembolso.

Desde julho de 2015, a emissão do passaporte é válida por 10 anos para quem é maior de 18 anos.

Agora que você já sabe como sua equipe deve agir para emitir o passaporte, não podemos deixar de dizer que esse processo precisa ser iniciado com pelo menos um mês de antecedência. 

Para conseguir entrar em outros países, o passaporte precisa estar dentro da validade de 10 anos e ter uma página em branco para ser carimbada. 

Observações

É possível que, além de exigir um passaporte, tem países que também requisitam a  validade mínima de um, três e seis meses a partir da data de saída do país de destino – como, por exemplo: 

  • África do Sul: 1 mês; 
  • México, Canadá e Rússia: 6 meses;
  • União Europeia (maior parte): 3 meses. 

Como funciona o passaporte de emergência?

Se chegar perto da viagem e o viajante perder o passaporte, poderá utilizar o passaporte de emergência para fins de trabalho – modalidade que também é  emitida pela Polícia Federal. 

Este documento fica pronto em, no mínimo, 24 horas. Porém, tome cuidado! Existem muitos países que não o aceitam e esse constrangimento pode ser evitado quando há pesquisa no planejamento de viagem.

Quem precisa fazer a renovação de passaporte?

Todos os colaboradores que devem viajar pela empresa e estão com o passaporte vencido precisam renová-lo. Ou seja, passaportes que têm mais de 10 anos.

Como renovar o passaporte?

O processo de renovação funciona igualmente ao processo da emissão do primeiro passaporte. Por isso, vamos resumi-lo em um passo a passo. 

Confira o que seus colaboradores vão precisar fazer para renovar um passaporte:

  1. Acessar o site da Polícia Federal para preencher o formulário de renovação;
  2. Gerar o boleto para pagamento da taxa GRU;
  3. Fazer o agendamento da renovação;
  4. Comparecer ao posto da Polícia Federal para fazer o atendimento agendado;
  5. Aguardar a emissão do passaporte renovado;
  6. Retirar o passaporte quando der o prazo mencionado para retirá-lo.

Por fim, mas não menos importante, é indispensável dizer que se o seu colaborador  tiver um passaporte válido e não apresentá-lo, o preço de renovação é dobrado (com exceção de casos de extravio, roubo, furto ou similares).

É possível renovar o passaporte ainda estando na pandemia?

Ainda que tenha sido interrompido temporariamente no início da pandemia, o serviço está sendo prestado normalmente!

Isso quer dizer que todas as pessoas podem renovar o passaporte, mesmo ainda estando na pandemia. 

Atenção: não deixe de verificar as condições de funcionamento das unidades da PF na sua região antes de solicitar o passaporte e o agendamento prévio no site da PF.

Se conseguir seguir com esses processos, é possível obter o documento.

Documentação necessária

Todo e qualquer viajante precisa estar isento de qualquer problema com a justiça eleitoral, com o serviço militar e, obviamente, não estar proibido de viajar para o exterior pelas autoridades. 

Além desses aspectos, é preciso reunir os seguintes documentos para refazer o passaporte:

  • RG/documento de identidade;
  • CPF;
  • Certidão de casamento (em casos de alterações no nome dos documentos);
  • Documento original para comprovar o local de nascimento (se a carteira de motorista estiver sendo usada como identidade);
  • Certificado de naturalização (se o seu colaborador for brasileiro naturalizado);
  • Passaporte anterior (se for o caso de tê-lo, estando vencido ou não).

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