8 dicas e exemplos para não errar na estratégia de redução de custos na sua empresa

imagem de redução de custos

No mundo corporativo, a redução de custos é uma necessidade da maioria dos gestores, independente de qual for o segmento. Mas o que é preciso fazer para resolver essa questão? 

A princípio, sabemos que toda gestão bem feita é capaz de ter sucesso em ações que servem para enxugar gastos, o que faz com que a companhia se torne mais lucrativa. Mas colocar isso em prática, no entanto, não é nada fácil. 

Para conseguir reduzir custos, os profissionais encarregados dessa missão devem ter amplo conhecimento sobre a operação e acompanhar tudo que envolve o mercado em que a empresa faz parte.

Ou seja, cortar gastos não se trata de algo feito seguindo uma “receita de bolo” ou mesmo optar por alternativas menos custosas em relação a fornecedores, por exemplo. É preciso ter um bom plano e ferramentas úteis para tal.

Tomar atitudes sem planejamento bem definido e traçado para gerar impactos diretos na qualidade do resultado final, que pode ser um produto ou serviço prestado. Sendo assim, junto com os custos, a receita também irá cair e os KPIs essenciais para um negócio serão afetados.

Pode-se entender que uma boa estratégia de redução de custos vai exigir, necessariamente, a análise para encontrar o melhor caminho sem comprometer as atividades e contribuir para o fim da empresa. 

O objetivo deve ser focado em maximizar o lucro e resultados, além de evitar desperdícios sem comprometer a qualidade da entrega de forma alguma.

Mas como encontrar a melhor maneira de fazer isso? No conteúdo de hoje, nosso intuito é apresentar dicas e exemplos sobre gestão de custos de uma empresa, que podem ser úteis para explicar como colocar uma estratégia circunstancial em prática com segurança e eficiência.

Como conseguir reduzir custos de maneira segura e eficiente?

Como mencionamos, essa decisão vai exigir muito estudo e cautela. Sabendo da dificuldade dessa tarefa, separamos algumas recomendações que podem te guiar na elaboração de um plano de contingência.

Confira a seguir algumas dicas indispensáveis para redução de custos de uma empresa:

  1. Criar um comitê responsável por essa área;
  2. Fazer uma investigação de custos;
  3. Definir custos mais estratégicos;
  4. Corte dos gastos não estratégicos;
  5. Criar hábito de revisão dos investimentos;
  6. Não esquecer de negociar com fornecedores;
  7. Desenvolva programas e tradições que faça com que seus colaboradores estejam cada vez mais capacitados a cumprirem com suas responsabilidades;
  8. Não hesite em usar recursos tecnológicos para otimizar custos.

Vamos agora aos detalhes de cada uma dessas propostas!

Como criar um comitê responsável?

Mesmo que seja interessante engajar toda a empresa na meta de redução de custos, um comitê serve para definir os responsáveis por conduzir esse movimento.

Tais profissionais vão analisar relatórios contábeis e medidas auxiliares, sejam elas privadas ou públicas, além de definir tudo que será usado para guiar processos e liderar a implementação e desenvolvimento das estratégias.

Sendo assim, tudo será colocado na ponta do lápis. Dessa forma será possível saber qual resultado será esperado a partir de determinada atitude.

Para que tudo aconteça de maneira ainda mais eficiente, essa equipe deve prezar pela transparência, fazendo com que todas as informações e ações sejam reportadas para os superiores e transmitidas para todo o time envolvido nesse processo.

Essa conduta pode contribuir para ampliar as possibilidades de ideias relevantes e, consequentemente, de mais  sucesso.

Se preferir terceirizar essa responsabilidade para contar com profissionais experientes, a melhor alternativa é procurar por uma consultoria financeira.

O que fazer para investigar custos?

Se sua equipe não conhecer profundamente os custos da empresa, não vai ser possível conseguir reduzi-los. 

Ou seja, o primeiro passo mais corrente é listar todos os custos fixos e variáveis da sua companhia, assim como os custos diretos e indiretos.

Quando todos eles estiverem devidamente listados e forem analisados, sua equipe poderá agir de maneira mais assertiva nos próximos passos do planejamento de redução de custos.

Saiba como identificar quais custos são realmente estratégicos

Existem despesas representam vantagem competitiva para um negócio (como novas tecnologias e investimentos em marketing, por exemplo), e outros custos que colaboram com o retorno da empresa e agregam valor direto à companhia.

Porém, existem mais alguns custos que estão ligados à manutenção da instituição – que são despesas como aluguel,  impostos e energia elétrica.

Ainda que sejam custos importantes e necessários, nem sempre são estratégicos.

Normalmente, esses gastos são os primeiros que entram na lista das estratégias de redução de custos porque não terão impactos negativos direto na operação.

O que é preciso analisar para fazer revisões de investimentos?

Quando se conhece seus gastos e custos, é possível estudar investimentos que foram feitos específicamente para lidar com cada um deles. 

Exemplo: manter um grande escritório não é mais uma grande necessidade, assim como nem sempre é uma boa ideia abrir uma nova unidade – o que pode não contribuir com nenhum retorno e acabar entrando para a política de redução.

Investimentos que costumavam ser importantes podem não representar mais tanta vantagem diante de todas as mudanças que o mercado sofreu. Além disso, tem o  fato de poder ter suprido a necessidade de outras áreas, abrindo oportunidades para alocação da verba.

Dicas para negociar com fornecedores

Desde o começo deste artigo nos apresentamos o quanto é importante saber usar seus recursos (mesmo que indiretamente).

Negociar com fornecedores pode representar uma grande vantagem que não será vista agora, mas sim a longo prazo. Isso quer dizer que a empresa tem a possibilidade de aumentar sua eficiência de operação.

Não cometa o erro mais comum de procurar outro fornecedor e definir seus aliados somente pelo menor preço. Se fizer isso, o resultado tende a ser desastroso.

Ao fazer um acordo e negociar preços, você consegue reduzir custos sem perder a qualidade do seus produtos ou atendimento de serviços, o que melhora a sua margem de lucro e, consequentemente, encontra os melhores caminhos disponíveis no mercado.

Outra sugestão interessante em relação a isso é aprender a diversificar quem vai abastecer sua empresa.

Quando você tem mais de uma opção no fornecimento, não se faz refém de variações de preço e nunca corre-se o risco de ficar sem matéria prima ou estoque vazio/incompleto.

Por que é importante capacitar seus colaboradores?

Se seus funcionários estiverem sendo constantemente capacitados e treinados, automaticamente estarão aptos a sugerir soluções mais assertivas, bem como podem desempenhar suas funções com mais eficiência e segurança. 

Também vale lembrar que isso pode ser um atrativo para retenção de talentos da empresas, além de isso contribuir consideravelmente com os processos internos da empresa facilmente.

Quais recursos tecnológicos são úteis para reduzir custos?

Diante de todas as informações que apresentamos até agora, chegamos à uma das mais importantes e indispensáveis para os dias atuais.

Contar com recursos tecnológicos deveria ser algo básico e até natural para empresas de qualquer segmento, independente de quanto tempo existirem no mercado.

Uma solução indispensável para reduzir custos de empresas é uma plataforma de gestão de despesas, como a da Portão 3!

Já parou para pensar em usar um só sistema que resolve dezenas de tarefas em questão de poucos minutos? 

O melhor de tudo é ter o registro de todas as ações e poder confiar que todos esses dados estarão seguros. 

Outra pauta importante neste assunto é a disponibilidade e rapidez oferecida. Será bem mais fácil cumprir com a sua posição de carreira. 

Se quiser saber mais sobre o assunto? Entre em contato conosco agora mesmo! Estamos à disposição para atendermos da melhor forma, bem como reduzir seus gastos (óbvio).

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