Viagens corporativas com adiantamento ou reembolso: o que é melhor para a empresa?

viagens corporativas: adiantamento ou reembolso? veja a melhor prática

Controlar despesas de viagens corporativas não é uma tarefa fácil. Essa demanda envolve análises bem detalhadas de todo e qualquer gasto necessário na rota determinada, além de considerar imprevistos que podem acontecer ao longo do  deslocamento de colaboradores.

Felizmente existem soluções que facilitam essa responsabilidade, como a prática da prestação de contas por parte de quem faz a viagem de trabalho e os recursos tecnológicos que auxiliam todos os processos dessa tarefa que é tão burocrática. 

Inclusive, o tipo de pagamento das despesas de uma viagem de negócios pode interferir diretamente na qualidade dessa entrega. Por isso, hoje vamos falar sobre como esses pagamentos podem ser realizados e acordados.

Para chegar a uma definição e finalmente registrar qual será o método de pagamento utilizado por sua empresa na política de viagens, é preciso identificar o que será mais eficiente e vantajoso para sua empresa.

Continue conferindo este conteúdo para se inteirar sobre este assunto!

Como encontrar o melhor meio de pagamento de viagens para sua empresa? 

Para começar, você vai precisar examinar o histórico de controle das viagens realizadas por sua empresa e comparar as informações desses documentos com o limite de orçamento atual para as próximas atividades externas.

Tendo a informação do método e meio de pagamento utilizado para os funcionários nas viagens anteriores, você pode reunir outros arquivos para mensurar quais foram os impactos desses gastos para sua empresa.

O ideal é que você registre tudo o que descobrir com essa pesquisa em uma  plataforma de controle de custos. Assim fica mais fácil não se perder e chegar com facilidade a melhor opção de pagamento a ser definido em sua política.

É comum que muitas pessoas ainda usem planilhas, mas é interessante conhecer um pouco mais das novas tecnologias que temos à favor desse tipo de trabalho, já que o mercado disponibiliza sistemas  desenvolvidos especificamente para controle e prestação de contas de viagens de negócios

Agora vamos ao que interessa: como podemos optar pela prestação de contas com reembolso ou adiantamento, quais são as vantagens e diferenças dessas opções? É preciso definir apenas uma dessas modalidades para todas as viagens de uma empresa? 

Entenda melhor o que é reembolso e o que é adiantamento!

Reembolso em viagens corporativas

As empresas que trabalham com reembolso costumam estabelecer valores limites para as despesas do funcionário em viagem. Um exemplo é a quantia destinada para alimentação. Normalmente o valor é suficiente para que o colaborador se alimente bem, com qualidade, sem, no entanto, permitir grandes luxos.

É claro que isso não é feito durante a viagem. Depois de chegar, o viajante tem um prazo (que varia de empresa para empresa) para fazer sua prestação de contas apresentando todos os comprovantes de seus gastos.

Esses gastos vão depender do planejamento de viagens feito para tal deslocamento. Sendo assim, o colaborador pode ter custos com transportes depois que sair do aeroporto ou da rodoviária, restaurantes, aluguel espaços coworking etc.

Se for uma viagem de carro, o colaborador também pode ter que pagar pedágios, estacionamentos, abastecimento de combustível e outros custos por km rodado.

Por mais confiável que seja sua equipe, é indispensável a apresentação de todas as notas que possam servir como comprovantes (sendo elas digitalizadas ou físicas) para validar o reembolso. Esse procedimento também é importante para futuros processos de auditoria.

Aproveitando que citamos a possibilidade de apresentar notas digitais, essa opção facilita muito o processo e também evita danos às notas de papéis que podem ser apagadas com o tempo, podem rasgar ou até acabam sendo perdidas entre os compromissos do viajante que está representando a empresa.

Sendo assim, quando for preparar seus funcionários para uma viagem, recomende que o mesmo faça fotos ou escaneie todas as notas – além de armazenar cópias em nuvens (pessoais ou corporativas). 

Adiantamento em viagens corporativas

O adiantamento é um método que pode ser usado como principal forma de pagamento para uma viagem empresarial ou também pode complementar o reembolso. 

As empresas que trabalham com adiantamento costumam usar uma estimativa de gastos de cada viagem ou deslocamento – ou, então, utilizam uma base de valor na política de viagens sobre os gastos com alimentação. Chegando a um valor que inclui os gastos comuns adicionados aos possíveis gastos com imprevistos, a empresa deve fazer um pagamento adiantado do valor final ao colaborador.

Da mesma forma que funciona o processo de reembolso, o adiantamento é feito numa data estipulada pela empresa e depois o colaborador deve fazer sua prestação de contas para comprovar as suas despesas.

Quando os gastos do viajante ultrapassam o valor recebido antes da viagem e esses são comprovados, é possível solicitar reembolso caso isso esteja de acordo com a política de viagens da empresa. Quando o valor não chega a atingir tudo que foi recebido, essa sobra também precisa ser devolvida.

Tudo isso vai depender do que a empresa vai preferir fazer, porque é preciso considerar as outras demandas e responsabilidades financeiras da empresa.

Conte com a Portão 3 para evitar problemas!

Sabendo as definições e os processos de cada metodologia, qual delas a sua empresa tem usado? Vocês seguem uma política clara? Existe um acompanhamento para ver se esse método está sendo eficiente? Sua empresa tem uma visão detalhada dos gastos com viagens visando gerar economia?

Muitas pessoas têm dificuldade com a prestação de contas porque o planejamento da viagem não foi conduzido de forma adequada, muito menos tentando eliminar gastos excessivos por parte do viajante.

Se sua empresa precisa de ajuda para otimizar os processos de gestão de viagens corporativas, conte com a Portão 3! Somos especialistas no assunto e podemos te dar todo o suporte necessário para não só ter sucesso nesse departamento, mas também gerar mais economia para a organização.

Além disso, a Portão 3 conta com uma solução perfeita para viagens a trabalho: um cartão de crédito corporativo pronto para todos os gastos que o viajante pode ter durante a viagem e que garante a adesão à política de viagens da empresa.

Com o nosso cartão de crédito da Portão 3, o viajante recebe o crédito na data do check-in do seu hotel ou na data da retirada do seu veículo.

O valor é customizável conforme as políticas da empresa, e a Portão 3 garante que o saldo seja gasto em estabelecimentos autorizados pela empresa – por exemplo, se a empresa permite que o funcionário tenha apenas gastos com alimentação, o cartão de crédito não vai funcionar em uma loja de roupa. A empresa ainda pode definir limite de gastos para cada categoria: alimentação, combustível, mobilidade urbana etc.

Na data do check-out, todo o saldo remanescente no cartão é devolvido para a empresa automaticamente. Assim, o viajante não precisa mais se preocupar em devolver dinheiro para a empresa.

Gostou? Entre em contato com a Portão 3 para saber mais.

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