Saiba como fazer uma política de viagens efetiva

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Saiba como fazer uma política de viagens efetiva

Quer reduzir os custos das viagens de sua empresa? Possui uma política de viagens? Se sim, acredita que ela está sendo efetiva? Não se preocupe, escrevi esse artigo com o intuito de te ajudar a alcançar isso.

Segundo a Associação Latino Americana de Gestores de Eventos e Viagens Corporativas (Alagev), mais de 60% das viagens realizadas em 2017 no Brasil eram a serviço de empresas e não a turismo. Ainda sobre isso, 87% das organizações pesquisadas utilizavam uma política de viagens corporativas, e esse número vem crescendo a cada ano.

A política de viagens está diretamente relacionada com a economia e sucesso das viagens corporativas, tratando de controle de gastos, prevenção de registros de contabilidade incorretos, regras de reembolso, responsabilidade dos colaboradores enquanto representantes da empresa, entre outros.

Se você se preocupa com tais pontos ou quer atuar neles, é necessário que possua um documento de qualidade. Para isso, listei 4 dicas essenciais para construir ou aprimorar a sua política de viagens:

1. Entenda a sua empresa

A política rege tudo que envolve as viagens como custos e reembolso para a sua empresa. Diante disso, é imprescindível ter como base quais são as limitações de orçamento, necessidades e objetivos dela, pensando nos mínimos detalhes da viagem palpados na relevância que elas possuem para seus negócios.

2. Entenda seus colaboradores

Eles são os viajantes, que vão vivenciar a política de viagens e ter que cumpri-la. Além disso a política rege comportamentos fazendo parte da cultura organizacional de sua empresa. Dessa forma, é importante que o colaborador faça parte da construção dela, tendo em vista que ele também faz parte da “cara” da empresa.

3. Estabeleça orçamento

Se quer economizar, é necessário ter limites que ditem quanto pode ser gasto e para quê. Faz-se importante incluir procedimentos de segurança como seguro viagem, além de política de reembolso, que explique sobre o uso desse orçamento e critérios de devolução por parte da empresa. Outro fator que deve ser considerado é a realidade do local de destino, pois o custo de hospedagem, por exemplo, pode variar e o orçamento deve ser compatível com ele, o que comumente não ocorre.

4. Simplifique

Não adianta uma política bem feita se não for bem compreendida, deixe-a o mais clara possível para evitar constrangimentos para o colaborador e empresa. É importante estabelecer o que é reembolsável, bem como os seus valores diários respectivos de itens básicos, como meio de transporte. Isso evita que os funcionários utilizem serviços não autorizados e depois solicitem à empresa o reembolso, levando a um transtorno entre para ambas partes.

Ler essas dicas foi seu primeiro passo para transformar os resultados e economias da sua empresa. No entanto, para fazer com que isso realmente aconteça, é necessário que você escreva a sua com base nelas. As dicas estarão disponíveis aqui no blog da Portão 3 para quando você precisar, mas não vai perder tempo de começar a economizar por meio delas né?

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