Viagens a negócios: boas práticas para ter uma viagem tranquila

Viagens a negócios: boas práticas para ter uma viagem tranquila

Toda vez que for fazer uma viagem corporativa, lembre-se que você está representando a empresa que trabalha e, por esse motivo, deve ter cuidado com o seu comportamento e suas atitudes – sabendo que isso diz respeito à sua imagem e também pode pôr seu emprego à prova (se não for positivo). 

Pensando nisso, o ideal é não correr riscos, especialmente se for exposto a situações que pode se esquecer da etiqueta adequada ou até mesmo perder o controle da situação.

Por exemplo, enquanto não finalizar os compromissos do trabalho, não abra espaço para lazer no roteiro do dia planejado. Isso poderia te atrapalhar em cumprir com horários e diminuir as chances de estar sempre apresentável.

Vale também lembrar que para seguir a linha de “estar no lugar certo, na hora certa” você precisa ser flexível com seu planejamento da viagem a negócios, sem que isso seja algo tão maleável ao ponto de perder oportunidades.

Considerando todos esses e outros detalhes, separamos dicas que podem lhe ajudar a deixar as viagens de negócio mais tranquilas e prazerosas. Listamos abaixo algumas delas:

Esteja aberto a aprender novos hábitos e conhecer culturas diferentes

Antes de mais nada, é muito importante que qualquer pessoa que vá até outro lugar (seja a trabalho ou a lazer) esteja ciente que vai se deparar com diferentes costumes, sotaques, tradições, crenças, gírias, expressões e muitas outras características que são próprias de cada região.

Isso quer dizer que ninguém pode viajar sem considerar detalhes como esses. O melhor é pensar que você está ali para observar e aprender antes de falar ou agir.

Essa questão é muito importante porque algumas pessoas podem usar termos e acabar agindo com falta de respeito aos olhos dos regionais. 

Você sabia que se precisar ir até o Norte da África, Oriente Médio e Sul da Ásia precisa encarar o costume de fumar narguilé com um significado sagrado?

Esse é só um exemplo de situação que pode conflitar com os nossos costumes. Portanto, ao fazer uma viagem de trabalho, permita-se conhecer bem as práticas locais antes de mencionar algo. 

Vale fazer uma pesquisa mais aprofundada ao longo do planejamento da viagem ou pedir para que os guias que estão te acompanhando no período – se for o caso – sinalizem o que é adequado e inadequado em cada ambiente.

Saiba exatamente como arrumar sua mala

Tudo vai depender de quanto tempo vai durar sua viagem. O ideal é dar preferência para trajes de trabalho mesmo e colocar uma ou duas trocas de roupa menos formais para não ficar desconfortável no hotel.

Nossa recomendação para uma viagem de 5 a 7 dias é levar: 

  • Homens: leve 2 ternos e 2 gravatas, uma camisa para cada dia (priorizando as cores que combinem com as gravatas e permitem fazer combinações ao ponto de criar um look diferente a cada dia);
  • Mulheres: 2 ternos (preferência por calças para lugares mais frios e saias midi para regiões mais quentes), 1 vestido e outras peças-chave que conversam bem entre si; 
  • Para ambos: além dos acessórios como relógio ou correntes, leve 1 par de  calçados sociais (cor neutra), 1 par de chinelos e 1 par de botas ou sapatos fechados. É claro que não se deve esquecer das roupas íntimas (uma para cada dia) e 1 só pijama que servirá para todos os dias.

Fique à vontade caso queira levar mais acessórios (cachecol, touca, lenços etc). Apenas certifique-se de que faz sentido transportá-los ao analisar o clima da cidade de destino.

O planejamento da viagem não é dispensável

Muitas pessoas negligenciam o ato de se planejar para viagens, especialmente quando são feitas com propósitos de trabalho. No entanto, essa etapa é indispensável e você pode ter uma viagem muito mais tranquila quando se dedica em fazer um bom planejamento.

No caso de sua empresa oferecer esse cuidado, aceite! Mas, se não for a sua realidade, esteja um passo à frente em todos os trâmites. 

Isso inclui fazer reserva do hotel (considerando a verba limite definida para essa questão), analisar e traçar rotas dos meios de transporte que vai utilizar para comparecer em cada compromisso com antecedência, organizar os seus documentos e fazer uma pesquisa de campo sobre os costumes locais.

Para viagens de trabalho internacionais, verifique a validade de seu passaporte, procure saber se o país exige visto para ter a entrada liberada e tome todas as vacinas que o país exige. 

Dentro do nosso contexto atual, não se esqueça de fazer exames para comprovar a inatividade de vírus transmissíveis – como o COVID-19 e suas variantes. Também é preciso emitir o Certificado Internacional de Vacinação pela própria Anvisa.

Como reservar um bom hotel?

Para evitar gastos com deslocamento e otimizar seu tempo, opte por procurar um hotel que tenha fácil acesso em relação à centros comerciais e próximos aos lugares que acontecerão suas reuniões. 

Na hora de escolher um quarto, atente-se em solicitar um dormitório com toda a estrutura que você precisa para realizar seu trabalho com excelência – como telefone para conferências, mesa para apoiar o notebook pessoal, internet com alta velocidade, entre outros aspectos.

Inclusive, é comum que as redes hoteleiras desenvolvidas para receber profissionais que viajam a trabalho tenham quartos executivos. 

Se for precisar usar uma das salas de reunião disponíveis no hotel em que está hospedado, lembre-se de reservá-la. No mínimo 1 hora antes da reunião, verifique se a sala tem tudo que precisa para que a reunião seja feita (projetor, microfone, computador, cabos, cadeiras, mesa etc). 

Essa antecedência serve justamente para providenciar o que estiver faltando, na hipótese disso ser necessário, ou arrumar a sala antes que os outros participantes da reunião cheguem ao local.

Para concluir esse tópico, tenha cuidado com a preservação da sala! Entregue tudo do jeito que encontrou ou recebeu.

Como se portar em viagens corporativas com acompanhantes

Existem empresas que abrem a possibilidade de que seus colaboradores encarregados de representá-las em outros destinos façam tais viagens com cônjuge e/ou filhos. Quando isso acontece, a principal recomendação é JAMAIS misturar a agenda pessoal com a profissional. 

Ou seja, seus acompanhantes precisam entender que seus horários de almoços, jantares e os compromissos do trabalho devem ser cumpridos com rigor – além de serem considerados como prioridade. 

Outra possibilidade de viajar a trabalho com acompanhante é ter outros colaboradores ou até o próprio chefe na mesma viagem. 

Para essas ocasiões, não há necessidade de ser solícito o tempo todo e nem aceitar tudo que alguém te delegar sem medir o horário de trabalho ou as funções do seu cargo só porque não está na sede da empresa. 

Basta ter boa educação e respeitar o cargo de cada um dos seus acompanhantes!

Quando quiser demonstrar consideração e respeito à escala hierárquica existente, você pode deixar sempre os melhores lugares da mesa aos seus superiores e ter ações de gentileza (como abrir as portas de veículos ou dos próprios ambientes que visitarem). 

Mesmo que sejam práticas mais sutis, será mais do que suficiente para demonstrar que você entende qual sua posição sem ser inconveniente ou ultrapasse os limites.

Tenha controle das suas despesas

Embora as empresas tenham obrigação de cobrir os gastos que seus colaboradores têm ao longo de viagens com finalidades profissionais, tome muito cuidado com as armadilhas que podem te aguardar (especialmente as contas de frigobar).

Portanto, não exagere! Lembre-se que você deve prestar contas de todas as suas despesas. 

Pegando o gancho no que falamos acima, não deixe de solicitar notas fiscais ou recibos anotando nesses comprovantes quais foram os motivos do gasto.

Antes de sair para a viagem, vale verificar quais são os tipos de custos que sua empresa costuma assumir – já que existem gastos do tipo não justificável (como as gorjetas). 

Faça parte dos programas de milhagem e aproveite dos seus benefícios

Você conhece alguém que sempre viaja e nunca foi atrás de programas de milhagem? Muitas pessoas não vão atrás de seus benefícios e acabam por não aproveitar tudo que esse tipo de sistema pode render.

Enquanto isso, outras pessoas conseguem vender milhas, viajam a trabalho sem gastar muito com passagens e consomem produtos com descontos em empresas parceiras da companhia área do programa de milhagem que fazem parte.

As milhas podem ser muito interessantes para quem continua trabalhando no mesmo cargo e precisa fazer dinheiro extra.

Conte com a Portão 3!

A última e não menos importante dica é: procure por especialistas em viagens a negócios, como a Portão 3.

Sabemos que uma viagem corporativa pode ser uma grande oportunidade de conhecer lugares e também pessoas interessantes. Por isso, nós te ajudamos a planejar e organizar qualquer viagem a trabalho. 

Com nossa especialidade e experiência, podemos otimizar significativamente o tempo gasto em cada atividade – o que abre possibilidade para momentos de lazer e descanso.Você já enfrentou ou está enfrentando dificuldades em suas viagens de negócios? Nós podemos ajudar. Acesse nosso site agora mesmo ou confira mais informações sobre o assunto em nosso blog!

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