Saiba como planejar viagens corporativas para eventos e conferências!

planejamento de viagens corporativas

Existem muitos tipos de eventos corporativos e dificilmente as pessoas param pra pensar sobre isso, até que chega a hora de planejar um! A classificação de cada um deles vai depender de suas características, dos seus objetivos e como serão conduzidos.

Junto com seus formatos, é preciso definir também a localização do evento. Nesse ponto, é possível surgir outro tipo de planejamento: o planejamento de viagem corporativa.

Antes os eventos costumavam ser mais tradicionais e padronizados, mas agora esses modelos deram lugar a comemorações mais descontraídas, que promovem atividades de entretenimento e contato com novos destinos.

Por que as empresas devem fazer eventos com viagens?

Já parou para pensar que cada evento representa uma chance única de ter mais  conhecimento, explorar novas ideias e ter mais oportunidades que podem transformar a vida de alguém? São essas novidades que fazem com que os eventos corporativos façam toda a diferença para uma organização.

Mas qual seria o retorno obtido pela empresa para que cogitem promover uma viagem corporativa para eventos? Felizmente adotar esse formato de eventos não se limita a um único benefício. Confira:

  • Viagens para eventos podem melhor a concentração dos participantes – já que não estarão em um ambiente conhecido, que pode dar sono e não estimula interesse;
  • Maior índice de retenção de conhecimento;
  • Proximidade com o público – principalmente quando esse evento é divulgado/transmitido (como aconteceu com as lives em período de pandemia).

Interessante, não é? No entanto, é preciso saber como organizar um evento para conseguir desfrutar de todas essas vantagens. A começar pela definição do mesmo! 

Como definir um tipo de evento?

Os eventos corporativos dependem de um objetivo, uma motivação. É exatamente isso que vai definir quais serão suas características.

Conheça os possíveis formatos para um evento corporativo:

  1. Conferências;
  2. Congressos;
  3. Convenções;
  4. Feiras;
  5. Mesa-redonda;
  6. Palestras;
  7. Roadshows (eventos on the road);
  8. Seminários;
  9. Simpósios;
  10.  Treinamentos/cursos;
  11.  Workshops/oficinas.

Dentro de todas essas possibilidades, basta encontrar o que é mais conveniente para os seus objetivos e o que tenha mais a ver com o público que sua empresa deseja receber.

Por onde começar?

Você vai precisar definir metas e objetivos de forma clara e alcançável para conseguir alinhar as expectativas da empresa que está promovendo o evento com as expectativas de quem vai comparecer.

Com o intuito de te ajudar a saber por onde começar, é interessante responder mais algumas perguntas, como as que separamos abaixo:

  • Por que esse evento está sendo organizado?
  • Qual o público deve ser atingido?
  • Quais os resultados que a empresa deve alcançar com esse evento?
  • Que tipo de experiência deve ser oferecida aos participantes?
  • Qual a melhor data e o melhor local para fazer esse evento?

O que determina o sucesso dos eventos corporativos?

Para ter um evento de sucesso, escolher o formato é só o começo.

Depois de tomar essa decisão, é preciso planejar uma série de ações – mesmo que seja um evento menor, considerado de pequeno porte.

Todo sucesso depende do desenvolvimento de planejamentos bem elaborados e direcionados por objetivos estratégicos.

Como especialistas em planejamento, nossa recomendação é que em cada uma das etapas planejadas para realização do novo encontro tenham disposição cronológica e as respectivas execuções sejam atribuídas a uma pessoa ou uma equipe responsável.

Além disso, é necessário definir alguns pontos para que nada seja perdido e também para evitar problemas – como, por exemplo: orçamento, estratégia de divulgação (até quando o evento é feito para público interno) e um plano B para cada uma das ações como uma forma de prevenção (caso de algo planejado não conforme o esperado).

Inclusive, é importante lembrar e reforçar que qualquer atividade não rotineira (como é um evento) é mais propensa a imprevistos – especialmente quando tem dia e horário marcados.

Não é possível protelar muito ou esperar para resolver em outro dia, outro momento! Todos os detalhes precisam estar definidos antes do acontecimento. 

Tal contexto implica na necessidade/obrigação de treinar a equipe responsável por cada parte da organização do evento se quiser otimizar resultados, evitar imprevistos e ter maior capacidade de resolver problemas de última hora.

Por que fazer um evento com viagem?

Por ser um evento corporativo, as pessoas (funcionários e outros públicos que estão envolvidos com a marca) já esperam que tudo seja realizado na própria empresa – principalmente, quando é o caso de ações voltadas para a equipe. 

Essa “previsão” deixa o campo aberto para surpreender e proporcionar novas experiências. Como foi possível notar logo no começo do conteúdo, existem diferentes vantagens em tirar as pessoas da rotina e poder despertar novas sensações. 

Para isso, o ideal mesmo é procurar outro espaço para o evento. É inovar em grande estilo!

Como organizar uma viagem para eventos corporativos de sucesso? Foque na experiência do participante!

Agora que você já tem ideia do que fazer para planejar um evento, chegou a hora de uma tarefa nada fácil e que muitas pessoas acabam negligenciando: organizar uma viagem para realizar o evento corporativo.

Para falar a verdade, às vezes até fazem um planejamento muito bonito no papel, só que não pensam na experiência do participante e aí os problemas começam a surgir quando as etapas começam a ganhar vida.

Se quiser evitar isso, você deve pensar sobre como poderia proporcionar um evento perfeito desde quando estiver divulgando até chegar a fase do pós-evento – afinal, a viagem corporativa não acaba com o evento! Ainda tem a volta para casa.

Para isso, é importante encarar essa ocasião como uma viagem a trabalho como as outras, dedicando tempo e conhecimento em todos os estágios. 

Quando uma empresa escolhe manter a organização de eventos internamente, vai precisar ter equipe para fazer um cronograma de ações da viagem, para organizar  e aprovar o orçamento, além de também trabalhar a divulgação desse evento de maneira bem assertiva.

Dependendo de como o evento vai funcionar, a empresa também vai precisar de parcerias e patrocínios para conseguir cumprir com todas as atividades propostas para o evento. Sendo assim, também será necessário contar com colaboradores que sejam responsáveis por fazer propostas e apresentações. 

É muita coisa para pensar, não é? Para não deixar nenhum detalhe passar batido e nem ter problemas recorrentes quando o assunto é viagem, vale a pena contar com ajuda profissional. 

A solução que estamos propondo é procurar por uma agência de gestão de viagens corporativas, porque esses especialistas também podem ajudar na organização das viagens para eventos.

Essa é uma ótima forma de otimizar seu tempo e conseguir proporcionar uma excelente experiência para todos que vão participar do evento.E aí, conseguiu ter uma ideia de como organizar um evento corporativo de sucesso? Agora é só falar com a Portão 3 e deixar o planejamento da viagem com a gente. Ofereça segurança e tranquilidade para todos os anfitriões e convidados do evento!

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