Sistema híbrido e viagens corporativas: saiba como funcionam os deslocamentos nesse formato de trabalho

sistema híbrido e viagens corporativas

Desde o início de 2020, o trabalho remoto tem sido um tema que permanece em alta no mundo corporativo e demonstra muita força desde que foi necessário para evitar a evolução de contágio do vírus que causou a pandemia de COVID-19.

Logo de início, muitas pessoas tiveram que adaptar suas atividades de trabalho, de modo que fosse possível fazer tudo em casa. 

Conforme o cenário pandêmico ficou mais brando e o índice de casos mais graves foi diminuindo, os colaboradores de várias empresas começaram retomaram as atividades presenciais, mas, uma vez que desfrutaram das vantagens do trabalho remoto, é normal que tenham preferência pelo sistema híbrido.

Para esclarecer, o trabalho híbrido trata-se de um modelo de trabalho que o colaborador alterna os dias de home office e os dias de trabalho presencial na sede de sua empresa.

Optando por este formato, o mesmo poderá passar cerca de dois ou três dias em casa e só ir até o escritório em outros dias úteis ou, até mesmo, apenas comparecer ao local de trabalho quando for extremamente necessário (em ocasiões como reuniões com clientes ou outras atividades que exigem a presença física).

Porém, diante dessa nova realidade, como ficam as viagens corporativas? Para saber mais sobre o assunto, continue essa leitura e entenda melhor todas as particularidades que existem nesse novo processo!

Quais são essas particularidades do trabalho híbrido?

Para finalmente entender como funcionam as viagens corporativas quando as empresas estão operando no sistema híbrido, será necessário compreender um pouco mais sobre as devidas particularidades de tal modalidade de trabalho – até porque o que muda quando o trabalhador começa a atuar de forma semi presencial?

O trabalho híbrido acaba provocando uma série de transformações na rotina de qualquer trabalhador e também da empresa em geral. 

Em primeiro lugar, o profissional vai ganhar mais autonomia para determinar qual será a melhor forma de trabalho (avaliando suas demandas mediante as atividades planejadas para cada dia).

Isso quer dizer que, nos dias de alta demanda, quando o colaborador sentir que vai precisar trabalhar em um espaço tranquilo para realizar as tarefas do trabalho e entregar tudo o que lhe foi solicitado, pode optar por ficar em casa – trabalhando de forma mais confortável e tranquila do próprio lar. 

Porém, quando for realizar reuniões ou quando tiver a necessidade de colaboração dos colegas da empresa, tem a oportunidade de ir até a sede da empresa.

Pode até parecer que apenas os funcionários têm vantagens nesse processo, mas as empresas também têm muitas. Afinal, quando seus funcionários adotam o modelo híbrido, a equipe tende a ficar mais motivada e engajada para realizar todas as atividades. 

Ou seja, quando seus colaboradores se tornam mais produtivos, geram mais resultados para a empresa, elas se tornam melhores como um todo.

E dá para ir além disso! Nesse caso, toda empresa vai conseguir economizar recursos de diversas formas – como, por exemplo: abrir mão de uma sede extremamente grande, capaz de receber todos os colaboradores ao mesmo tempo e todas as demais despesas que serão diminuídas com o uso do espaço das pessoas diariamente. 

Revezando os dias de trabalho presencial, sua empresa pode passar a investir em um escritório menor, sem que seja menos aconchegante para os colaboradores. 

Dessa forma, além de gerar conforto, a empresa vai economizar nas finanças.

Mas como funcionam as viagens corporativas em empresas com sistema híbrido? Elas continuam sendo necessárias?

A adaptação para o formato de trabalho híbrido tem um grande desafio, que são as viagens corporativas. Nesse caso, vale lembrar que viagens pela empresa costumam ser realizadas por colaboradores quando é necessário lidar com questões mais delicadas e relacionadas à atividades externas ao local de trabalho em si. 

Essas atividades acontecem quando os trabalhadores precisam viajar a trabalho para visitar clientes, fornecedores ou representantes de outras unidades ao redor do mundo para realizar reuniões, visitar outros núcleos da empresa, entre outros objetivos.

Ao adotar o formato de trabalho híbrido, empresas que precisam das viagens de negócios, podem acabar tendo estratégias ainda mais vantajosas para as organizações. 

Dizemos isso porque todo profissional que já está acostumado a trabalhar fora da sede de uma empresa, não terá problemas quando for necessário participar de viagens ao longo do ano.

Ou seja, é possível, inclusive, passar a investir em outro conceito: a mobilidade corporativa. Dessa forma, a empresa poderá contar com colaboradores que praticamente não trabalham em um local fixo de trabalho, que atuam da melhor forma possível em qualquer lugar e a qualquer momento. 

Todos esses colaboradores estão dispostos a viajar ao longo do ano por diversos motivos, tendo a oportunidade e intenção de permanecer em trânsito entre uma cidade e outra dentro do próprio país ou outros lugares do mundo.

Porém, é importante que alguns cuidados sejam tomados quando o assunto é viagem corporativa em sistema híbrido. Conheça alguns desses pontos que precisam de atenção considerado nesse aspecto!

Prezar pela integração do time mesmo com as viagens

Existem vários elementos que precisam ser levados em consideração, como, por exemplo, a integração do colaborador com todo o time ao longo das viagens de trabalho. Isso porque não vão estar com frequência na sede da empresa. Assim o profissional pode se sentir menos integrado e afastado da equipe – o que dá todos os motivos paral criar estratégias nesse sentido.

Dessa forma, mantenha em mente a seguinte questão: todo colaborador que trabalha no formato híbrido e ainda faz viagens, também precisa participar dos processos e eventos internos da empresa. 

Por isso, agende reuniões de alinhamento com recorrência e utilize os recursos disponíveis pela tecnologia à favor da empresa para acompanhar de perto todo trabalho feito por seus representantes e os resultados obtidos por cada profissional, além de gerar a sensação de parte do negócio.

Saiba como evitar que as viagens corporativas sejam estressantes e promova a mistura com o lazer

Viajar a trabalho não é nada fácil! Ainda que seja o que muitos pensam. Portanto, o outro elemento que precisa ser levado à sério quando falamos em viagens corporativas é saber misturar esse processo com atividades de lazer. Afinal, todo colaborador pode e deve  aproveitar a mobilidade para conhecer novas cidades e pontos turísticos quando não estiver em horário de trabalho.

É claro que essa é uma vantagem exclusiva para os que se dispõem a fazer viagens corporativas, podendo ser até um dos maiores atrativos para que muitos colaboradores se engajem nesse tipo de atividade.

Todavia, é extremamente necessário manter o colaborador atento às suas responsabilidades de entregar resultados, além de usar somente os horários livres para tais atividades de lazer. Dessa maneira, todo representante da equipe será capaz de equilibrar o trabalho tendo qualidade de vida ao desempenhar sua função durante a viagem.

Por fim, não perca o controle das finanças durante as viagens corporativas

Outro elemento que prezamos muito aqui na Portão 3 é o controle financeiro (seja dentro ou fora das viagens corporativas). Essa questão precisa ser prioridade tanto pelos colaboradores quanto pela empresa.

A organização tem o dever de arcar com todos os custos de deslocamento, hospedagem e segurança do colaborador, bem como com todos os gastos que envolvem alimentação durante o tempo que estiver fora por fins de trabalho.

Sabendo disso tudo, é essencial utilizar estratégias apropriadas para controlar os gastos com viagens corporativas

Nesse caso, a empresa deve criar um processo com sistema estruturado para que colaboradores registrem todos os seus gastos ao longo da viagem para garantir que o reembolso adequado será realizado sem comprometer as finanças da empresa.

Também vale mencionar que a tecnologia pode ser vista como uma grande aliada, porque contar com um software de gestão de viagens corporativas completo pode proporcionar uma organização não somente das contas, mas também a de todos os processos feitos ao longo do período de viagem e da agenda do colaborador.

Como é possível perceber, o formato híbrido continuará sendo uma tendência nos próximos anos, já que proporciona benefícios para a empresa e para os colaboradores, viabilizando, até mesmo, as viagens corporativas mais frequentes do time. 

Aproveite todas essas nossas dicas para passar a ter uma gestão eficiente de seu time em trabalho híbrido, usufruindo dos benefícios que isso pode trazer para a organização e, por consequência, para seus colaboradores!

Aqui em nosso site você encontra tudo que precisa para conduzir uma gestão de viagens corporativas da forma mais rápida, segura e assertiva. 

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