Motivos para terceirizar a reserva de viagens corporativas

Motivos para terceirizar a reserva de viagens corporativas

Já parou para pensar em quantas responsabilidades são depositadas em equipes operacionais de empresas? 

Além de buscar cada vez mais assertividade nos produtos e serviços oferecidos, ainda é preciso ter estratégias para atrair novos clientes, lidar com fornecedores, fechar vendas e cuidar de toda burocracia do segmento em questão.

Pensando em todos esses objetivos que toda empresa acaba tendo, não podemos negligenciar o que é fato: até as coisas mais simples podem acabar sobrecarregando.

Isso nos leva ao ponto principal do conteúdo de hoje. Quando é preciso reservar e planejar viagens corporativas, muitas organizações deixam a desejar!  

Com tantas obrigações, é inviável que tudo saia perfeito – ainda mais quando nenhum encarregado tem experiência ou especialidade na atividade proposta. Por isso, muitos colaboradores acabam sofrendo consequências geradas pelo planejamento mal conduzido.

Qual a solução para esse problema? Asseguramos que o ideal é terceirizar o planejamento de viagens corporativas com agentes especializados, que façam parte de uma agência com expertise necessária para que tudo ocorra até melhor do que o esperado.

Dessa forma a empresa usufrui de vários benefícios, como redução de custos, não sobrecarrega seus colaboradores e proporciona conforto ao viajante que está representando a marca.

Todos esses fatores potencializam as chances de ter melhores resultados com a viagem, já que será planejada com escolhas assertivas e otimização de recursos. 

Por falar nesse assunto, hoje nós queremos falar justamente sobre como essa terceirização pode trazer muitas vantagens. Acompanhe e confira quais são os principais motivos para se fazer esse tipo de parceria!

Planejamento de viagens corporativas: por que terceirizar?

Quem pensa que planejar viagens é uma tarefa que pode ser feita de qualquer jeito e sem tanta antecedência, está muito enganado (a). O preâmbulo do nosso conteúdo já pôde comprovar essa alegação! 

Mesmo assim, querendo trazer ainda mais esclarecimento sobre essa pauta, listamos alguns dos principais motivos que podem te fazer considerar o investimento em contar com terceiros que saibam como providenciar tudo que é necessário para uma viagem de trabalho:

Redução de custos

As agências especialistas em viagens corporativas podem gerar uma redução de custos significativa, já que essas equipes não perdem tanto tempo procurando as melhores formas de providenciar cada solução e também têm conhecimento de mercado – podendo distinguir quando algo está muito acima do preço normal e encontram promoções com facilidade.

Além disso, esses profissionais costumam ter parcerias com hotéis, companhias aéreas e locadoras de veículos. 

É o pacote completo para economizar sem deixar de proporcionar conforto e segurança aos viajantes.

Não sobrecarregar funcionários

As viagens de negócios demandam muito de uma pessoa e pode exigir mais atenção ainda de quem não está acostumado (a) com esse tipo de incumbência.

Infelizmente, isso acontece muito dentro de empresas que não reconhecem a responsabilidade de planejar viagens. 

A grande maioria delega tal “missão” a  secretárias, administradores, profissionais de RH ou financeiro (que nem sempre são experientes no assunto). 

É até comum que essas pessoas confundam o estilo de viagem a lazer com viagem de trabalho quando estão lidando com essa função extra e, em razão da falta de experiência, acabam não tomando as melhores decisões nem para o funcionário que vai viajar e nem para a empresa.

Além dos malefícios apresentados, é possível que um colaborador incumbido de resolver mais de uma demanda, tenha baixo rendimento em suas reais funções – uma vez que acabam se dedicando mais ao que não sabem fazer. 

Manter o foco em outras questões estratégicas

Continuando um pouco o que estávamos abordando na questão anterior, quando você não terceiriza o planejamento de viagens corporativas com agências especializadas, os colaboradores que assumiram tal dever percam o foco de outras questões que fazem muita diferença para a empresa. 

O colaborador que vai viajar também acaba saindo no prejuízo, porque é possível que o próprio tenha que lidar com ofícios dessa tarefa do planejamento e isso dificulta que sua atenção esteja 100% voltada para o propósito que motivou a viagem.

O ideal é que quem vai viajar esteja tranquilo e focado no que realmente importa durante a viagem – que são as questões estratégicas da empresa.

Ou seja, nem a pessoa que vai viajar e muito menos outras pessoas da empresa que têm outras obrigações devem se preocupar com os detalhes de uma viagem da empresa (como o meio de transporte do aeroporto até o local da reunião, o lugar que representantes ficarão hospedados, horário de passagens, seguro viagem etc).

Todos os esforços do time em geral devem estar concentrados no que importa para a empresa: o negócio.

Evitar imprevistos

Viagens estão sujeitas a imprevistos, e isso é imutável! Não há como estar preparado para toda e qualquer circunstância.

Porém, as pessoas experientes estão mais preparadas para grande parte dessas eventualidades, até porque lidam com isso diariamente. 

Tal característica proporciona mais segurança ao viajante, que consegue se sentir mais confortável quando sabe que está sendo amparado por uma agência de várias pessoas com expertise necessária para prestar suporte em dificuldades que apareçam ao longo do período de viagem.

Possibilita o melhor uso da tecnologia para viagens mais tranquilas

A especialização de agências corporativas faz com que também tenham um contato mais íntimo com os recursos tecnológicos que garantem mais autonomia às empresas (especialmente aos profissionais que farão as viagens). 

Isso simplifica, inclusive, os processos internos de aprovação do planejamento financeiro feito para viagem pela empresa.

Esses recursos também permitem atividades mais automatizadas em relação aos relatórios e facilitam a visualização de um todo para os gestores da empresa. Ou seja, é possível analisar os gastos e ganhos em um só lugar, além de analisar números de várias viagens ao mesmo tempo! Incrível, né? Mas quando isso não é feito por quem sabe o que está fazendo, vira uma verdadeira bagunça.

Bônus: conheça ainda mais benefícios

Já deu para perceber que terceirizar o planejamento de viagens é a melhor forma de realizar essa ação. Mas não são só esses motivos que fazem com que essa opção seja a mais vantajosa. Veja abaixo ainda mais benefícios:

  • Descentralização de tarefas;
  • Facilidade de conciliar despesas;
  • Informações de todos os detalhes da viagem de forma centralizada;
  • Maior controle do orçamento;
  • Mais autonomia para quem vai viajar;
  • Mais liberdade para o gestor e outros funcionários que eram encarregados de fazer tudo antes ou durante as viagens;
  • Objetivo claro de todas as viagens;
  • Otimização de processos;
  • Satisfação das pessoas que estão viajando e das pessoas que recebem os representantes da empresa (já que estarão mais preparados e focados no que precisam fazer).

Como escolher uma agência especialista em planejamento de viagens?

Quando precisar planejar viagens e estiver em busca de uma agência para assumir tal responsabilidade por sua empresa, faça uma busca de mercado e escolha a agência de viagens corporativas que esteja alinhada aos princípios e valores da sua empresa, além de considerar sua experiência de lidar com serviços de outros negócios do mesmo porte que o seu e a qualidade de entrega descrita por seus clientes (depoimentos e feedbacks).

Se o objetivo é trazer mais comodidade e produtividade a sua equipe ao invés de mais dores de cabeça, opte pela Portão 3! Reservas de viagens é com a gente!

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